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OBJETIVO
apoyar con la optimización de ingresos y ventas de grupos e individuales a través de la coordinación, planeación, administración, ejecución, operación y monitoreo del ciclo de venta entre el equipo de ventas del hotel y el cliente final para lograr ventas seguras y eficaces
FUNCIONES GENERALES
Coordinar y ejecutar las visitas de inspección y viajes de familiarización enfocadas al segmento leisure.
Asegurar y supervisar que las solicitudes de ventas se cumplan en tiempo y forma.
Colaborar estrechamente con otros departamentos del hotel (tal como A&B, recepción, división cuartos, SPA, mantenimiento, seguridad, entre otros) para cumplir con las necesidades y expectativas de los clientes.
Coordinar las visitas de inspección y viajes de familiarización.
Elaborar solicitudes de pago para proveedores.
Elaborar solicitudes de estancia/cortesías.
Actualizar el formato de visitas en propiedad.
Elaborar la presentación semanal de junta de líderes.
Apoyar con la operación de grupos.
FUNCIONES ESPECIFICAS
Elaborar itinerarios y site alerts para las visitas de inspección de wedding planners, organizadores de eventos, agentes de viajes y tour operadores, para comunicar a todas las áreas del hotel sobre las indicaciones a seguir.
Brindar atención y seguimiento a todas las visitas de inspección y viajes de familiarización del segmento leisure.
Hacer el reporte de visitas próximas para Gerencia General
Realizar el seguimiento y actualización de fechas y horarios de las visitas de inspección.
Gestionar con cada departamento el cumplimiento de las solicitudes de acuerdo con la información que se comparte por el departamento de Ventas.
Realizar el seguimiento de pagos de facturas y trámites administrativos.
Realizar las solicitudes de estancia/cortesía, recabar las firmas correspondientes, y hacer llegar el formato al Departamento de Reservas para que estas puedan ser capturadas en el sistema.
Realizar los certificados de estancia y darles seguimiento.
Realizar el llenado del formato correspondiente con la información de las visitas de inspección confirmadas por correo electrónico o por teléfono para mantenerlo actualizado.
Dar recorridos por la propiedad a clientes potenciales, tales como agentes de viajes, wedding planners, DMCs, entre otros.
Conforme a las visitas de inspección de cada semana, actualizar la información y colocar los viajes, trade shows y eventos a los que se asistirá en la semana, y enviar la información de Ventas para la presentación de la junta de líderes.
Elaborar las requisiciones de almacén y compras.
Participar activamente en los webinars que se realicen para promocionar y dar a conocer las instalaciones y servicios de la propiedad a clientes potenciales.
Apoyar con el envío de primer contacto e información general a las cotizaciones.
Apoyar al Gerente de Ventas con la operación de grupos en casa en las funciones que se soliciten.
