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OBJETIVO
Organizar, revisar, ingresar y reportar todo lo relacionado con los pagos de proveedores, acreedores, agencias extranjeras, nacionales, comisiones y propinas del Hotel a fin de mantener real y actualizada la cartera de cuentas por pagar para efecto de optimizar el flujo de la propiedad.
FUNCIONES GENERALES
Integración de los soportes documentales para el proceso de los pagos a las agencias de viajes, servicios de externos y consignación.
Registrar las cuentas por pagar en el sistema contable.
Programar pagos en base a vencimientos.
Conciliar las cuentas por pagar contra contabilidad.
Conciliar las cuentas bancarias de egresos.
Descargar y llevar archivo de las facturas del portal del SAT.
Apoyar Tramites de licencias y permisos.
Presentar a revisión los pagos a realizar semanalmente.
Revisar y actualizar el catálogo de proveedores de servicios en el sistema.
Dar de alta en el sistema nuevos proveedores.
FUNCIONES ESPECIFICAS
Revisar diariamente las facturas que recibió almacén, junto con su soporte de orden de entrada y orden de compra.
Implementar una eficiente programación del control de las Cuentas por Pagar, emitiendo semanalmente el listado de vencimiento de compromisos contraídos con los proveedores de mercancía, servicios, agencias de viajes y reembolsos.
Documentar y definir los soportes de cada uno de los servicios de traslados a huéspedes, actividades acuáticas, tours y otros.
Semanalmente elaborar una relación de los pagos con base al vencimiento de los créditos.
Elaborar y actualizar mensualmente un reporte analítico de la cartera de cuentas por pagar según vencimiento 30, 60, 90 y más de 120 días.
Conciliar pagos versus los estados de cuenta bancarios.
Registrar las facturas de servicios no ingresadas por módulo de almacén.
Aplicar y registrar en el módulo y sistema contable los pagos efectuados de moneda nacional y extranjera.
Llevar un control de los complementos de pago fiscales, por mes, por proveedor y por factura.
Organizar por mes las carpetas vía email las facturas recibidas de proveedores.
Proporcionar información a la autoridad para tramites de licencias y permiso de operación de los centros de consumo.
Solicitar permisos especiales para eventos a ZOFEMAT.
Dar seguimiento a la renovación de permisos y licencias, actualizando en las carpetas de documentación de los centros de consumo.
Dar seguimiento a los estados de cuenta de proveedores.
Registrar los anticipos a proveedores mediante factura y realizar la aplicación correspondiente en el sistema innsist.
