Objetivo del Cargo:
Profesional responsable de gestionar la recepción de la empresa, brindando una atención cordial y eficiente a clientes, proveedores y colaboradores. Asimismo, deberá proporcionar apoyo administrativo y ejecutivo a las distintas áreas de la organización, asegurando el adecuado flujo de información, la gestión documental y la coordinación de actividades administrativas que contribuyan al correcto funcionamiento de la empresa.
Funciones:
- Atención y Recepción:
Atender y orientar a clientes, proveedores, visitas y colaboradores de manera presencial, telefónica y por medios electrónicos. Recepcionar, registrar y derivar llamadas, correspondencia, encomiendas y documentación a las áreas correspondientes. Canalizar oportunamente las solicitudes internas y externas. Mantener el control de ingreso y registro de visitas. Brindando una atención cordial, oportuna y eficiente a clientes, proveedores, visitantes y colaboradores, asegurando una adecuada gestión de las comunicaciones y el control de acceso a las instalaciones.
- Apoyo Administrativo:
Elaborar, revisar, registrar, digitalizar y archivar documentos administrativos, manteniendo actualizados los registros físicos y digitales. Mantener actualizadas bases de datos, registros y sistemas administrativos. Coordinar servicios de mensajería, despachos, recepción de documentos y trámites administrativos. Gestionar el abastecimiento y control de útiles de oficina, insumos y materiales de uso común. Manteniendo la información, documentación y recursos administrativos organizados, actualizados y disponibles, contribuyendo a la continuidad operativa de la organización.
- Apoyo Ejecutivo y Coordinación:
Brindar apoyo administrativo a las distintas áreas que sean requeridas. Coordinar la disponibilidad y uso de las salas de reuniones, verificando que cuenten con las condiciones, equipamiento e insumos necesarios para el adecuado desarrollo de reuniones, capacitaciones y actividades corporativas. Apoyar en la coordinación de reservas y otras gestiones administrativas cuando sea requerido. Facilitando el desarrollo eficiente de reuniones, actividades y requerimientos administrativos de las distintas áreas, asegurando la disponibilidad de los recursos y espacios necesarios.
- Apoyo Logístico:
Brindar apoyo operativo en la gestión de compras, abastecimiento e insumos requeridos para el funcionamiento de la organización, realizando seguimiento a solicitudes, requerimientos y entregas, de acuerdo con los procedimientos internos. Mantener el control y registro de inventarios, materiales, insumos y activos bajo su ámbito de responsabilidad, verificando su disponibilidad y reportando oportunamente diferencias, necesidades de reposición o requerimientos a su jefatura y/o áreas correspondientes. Apoyar en la coordinación y seguimiento de la recepción, almacenamiento y distribución interna de materiales e insumos, cuando corresponda. Contribuyendo a la disponibilidad oportuna de los recursos necesarios para la continuidad de las actividades de la organización, mediante un adecuado seguimiento y control operativo.
- Gestión y Control:
Mantener el orden y la adecuada presentación del área de recepción y de la documentación bajo su responsabilidad. Resguardar la confidencialidad de la información y documentación a la que tenga acceso. Cumplir con las políticas, procedimientos y normas internas de la organización. Garantizando el adecuado orden, resguardo de la información y cumplimiento de las normas internas, contribuyendo al correcto funcionamiento administrativo de la organización.
- Comunicación:
Velar por la coordinación y comunicación oportuna con el apoyo del personal de aseo cuando corresponda, a fin de asegurar la continuidad de la atención en la recepción durante la jornada laboral. Realizar inspecciones periódicas de las salas de reuniones, puestos de trabajo y áreas comunes, comunicando oportunamente al personal de aseo los requerimientos de limpieza, orden y mantenimiento para asegurar un ambiente de trabajo adecuado. Asegurando una comunicación y coordinación efectiva entre las áreas involucradas para mantener la continuidad de la atención en la recepción y condiciones óptimas de las instalaciones.
- Otras Funciones:
Ejecutar otras funciones administrativas y de apoyo inherentes al cargo que le sean encomendadas por su jefatura directa, de acuerdo con las necesidades de la organización. Atendiendo oportunamente los requerimientos adicionales de la organización, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del área y de la empresa.