Transformar con absoluta precisión, oportunidad y rigor técnico el alto volumen de transacciones operativas diarias del hotel en información contable fidedigna y libre de inconsistencias, asegurando la sincronización perfecta entre el PMS y el ERP contable sin que queden folios flotantes ni cuentas puente acumuladas. Al mismo tiempo, debe liderar la emisión y transmisión fiscal impecable ante la DIAN y acelerar el ciclo de liquidez del hotel mediante una gestión ágil de facturación, radicación y cobranza preventiva a clientes corporativos y agencias, cerrando cada mes con cero descuadres y saldos reales de cartera. Contribuir a la sinergia del equipo financiero brindando soporte en requerimientos contables o administrativos afines cuando la operación o los cierres periódicos lo demanden.
Planear
- Cronograma de interfaces: Establecer los horarios de corte diario para la recepción del paquete de auditoría y cargue al ERP contable.
- Parametrización del mapeo contable: Configurar la correspondencia entre los centros de producción del PMS (Alojamiento, A&B, Eventos) y los centros de costo del ERP.
- Priorización de gestión de cartera: Planificar semanalmente el plan de cobranza priorizando cuentas corporativas, agencias y cuentas de cadena según vencimiento y monto.
- Alineación con protocolos de cadena: Establecer los lineamientos de facturación corporativa (programas de lealtad, facturación centralizada y cuentas master).
Hacer
- Cargue y contabilización diaria: Procesar en el ERP el paquete de cierre operativo validado (ingresos, medios de pago, impuestos y ajustes).
- Emisión y radicación documental: Enviar facturas electrónicas, estados de cuenta y soportes por los canales corporativos requeridos (portales, EDI, correo).
- Transmisión y conciliación fiscal: Gestionar la transmisión oportuna de documentos y eventos ante la DIAN.
- Aplicación de recaudos: Contabilizar los ingresos de efectivo en cajas generales y aplicar los pagos a las facturas correspondientes.
- Conciliación operativa periódica: Ejecutar los cruces mensuales de cartera entre el área financiera y la operación hotelera.
- Auditoría y control de contracargos (chargebacks): Auditar la completitud del expediente probatorio (vouchers, tarjetas de registro, contratos y autorizaciones), monitorear la radicación oportuna de respuestas ante adquirentes/OTAs dentro de los plazos de ley, y auditar el estado y resolución contable de cada disputa.
Verificar
- Validación de interfaces (Data Cleansing): Monitorear que el lote cargado no genere cuentas huérfanas, valores en cero o centros de costos erróneos.
- Conciliación de medios de pago: Cotejar que los abonos bancarios coincidan con las liquidaciones de datáfonos y transferencias, deduciendo retenciones y comisiones.
- Auditoría de folios y transitorias: Revisar que no existan folios abiertos sin justificación, ingresos diferidos pendientes o saldos en cuentas puente.
- Control de antigüedad de saldos: Auditar el reporte de cartera (aging) para identificar oportunamente pagos no aplicados y cuentas vencidas.
- Validación de cumplimiento tributario: Verificar el estado de transmisión de la jornada anterior en la DIAN y la correcta liquidación de tarifas e impuestos.
- Auditoria y seguimiento de contracargos: Verificar que todos los contracargos gestionados cuenten con evidencia suficiente y respuesta enviada en los tiempos requeridos.
Actuar
- Depuración de inconsistencias: Corregir descuadres contables, reclasificar registros erróneos y emitir las notas crédito o débito pertinentes.
- Escalamiento de morosidad: Reportar a la Coordinación Financiera las cuentas corporativas que agoten la gestión ordinaria de cobro.
- Propuesta de acuerdos de recaudo: Diseñar alternativas de pago y planes de amortización para clientes morosos bajo autorización de jefatura.
- Monitoreo y reporte de KPIs: Presentar semanalmente al equipo financiero los indicadores de rotación de cartera, efectividad de recaudo y contrcargos
- Optimización continua del flujo: Implementar ajustes en las políticas de crédito y facturación para mitigar la cartera vencida.
Calidad
- Integridad del dato contable: Asegurar cero diferencias entre la producción auditada en la operación hotelera y los libros contables.
- Oportunidad en el reporte: Garantizar la disponibilidad diaria y en tiempo real de la información contable para el análisis financiero.
- Custodia y soporte documental: Mantener ordenados y archivados los soportes digitales (vouchers, extractos y autorizaciones) para auditorías internas y fiscales.
- Estandarización procedimental: Actualizar periódicamente los manuales de integración PMS-ERP para salvaguardar la continuidad del proceso ante ausencias.
- Fidelidad operativa: Garantizar que los saldos y estados financieros reflejen estrictamente la realidad transaccional del hotel.