Objetivo del cargo:
Asegurar el funcionamiento eficiente y ordenado de la oficina, garantizando una experiencia positiva para colaboradores, clientes y visitantes. Su propósito es coordinar y supervisar los servicios, recursos e instalaciones, gestionar compras, proveedores y presupuestos, y brindar apoyo administrativo a la Gerencia General y demás áreas, asegurando que las operaciones diarias se desarrollen de manera fluida, segura y con altos estándares de calidad.
Funciones del cargo:
- Atender requerimientos de clientes internos y externos, visitas, proveedores y solicitudes diarias de Copec EMOAC.
- Gestionar viajes corporativos de forma integral: pasajes, alojamiento, transfer, transporte y arriendo de vehículos.
- Administrar proveedores, contratos y cotizaciones para insumos, eventos y otros servicios, incluyendo la búsqueda de nuevas alternativas y la coordinación de visitas técnicas.
- Gestionar solicitudes de compra mediante SOLPED, órdenes de compra, recepción y seguimiento de pagos, trabajando en conjunto con el área de Compras.
- Verificar el óptimo funcionamiento de la oficina y coordinar con la administración del edificio las mantenciones, reparaciones y solución de problemas técnicos.
- Coordinar con el personal de aseo, para cumplir con los estándares de limpieza y orden, el stock de insumos generales y la organización de la bodega de RR.HH.
- Apoyar la reserva de salas, módulos y estacionamientos, y la organización de reuniones, capacitaciones y eventos corporativos.
- Recepcionar, registrar y distribuir encomiendas, correspondencia y pedidos, y coordinar el envío de documentación mediante servicios de mensajería o motoboy.
- Mantener vigentes permisos, patentes y documentación corporativa, y actualizar en OneDrive contratos, órdenes de compra, facturas y respaldos.
- Gestionar el alta y la baja de accesos de colaboradores a la oficina, edificio, lonchera y otros servicios asociados, informando oportunamente a la recepción del edificio sobre ingresos y desvinculaciones.
- Realizar trámites bancarios, notariales y administrativos, y enviar a Gerencia de Personas el reporte mensual de gastos realizados.
- Brindar apoyo administrativo a la Gerencia General y a la Gerencia de Personas.
Lo que te ofrecemos:
- Seguro complementario de salud, para brindarte mayor tranquilidad y bienestar a ti y tu familia.
- Seguro de vida, porque nos preocupamos por la seguridad y protección de nuestros colaboradores.
- Bono por desempeño, que reconoce y premia el compromiso, los resultados y la contribución al negocio.
- Reajuste por IPC dos veces al año, resguardando el poder adquisitivo de nuestros equipos frente a las variaciones del mercado.
- Cultura organizacional certificada por Building Happiness, reconocimiento que respalda nuestro compromiso con el bienestar, la experiencia de las personas y la construcción de un entorno laboral positivo y enriquecedor.
Modalidad, ubicación y horario:
- Modalidad: 100% Presencial.
- Ubicación: Las Condes, RM.
- Horario: Lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 hrs.