Customer Service Coordinator

EDUCACION:
Profesional en comercio exterior, o carreras afines y solo se homologa la educación con 3 años de experiencia en perfiles similares.

INGLES: B1 segun prueba

OBJETIVOS DEL CARGO:
Enviar status a los clientes de sus operaciones de los tráficos asignados, ofrecer un servicio integral al cliente en todos los requerimientos que se puedan presentar durante el desarrollo de la operación, siendo creadores de soluciones inmediatas para la completa satisfacción de los clientes. Efectuar seguimientos continuos y oportunos a la documentación de los embarques para el ingreso ante la aduana, interactuando con los agentes y proveedores (navieras) para un correcto ingreso en sistema y envío de información a las diferentes áreas de la organización y clientes.
COMPETENCIAS:

Servicio al cliente ALTO, Comunicacion Efectiva ALTO , Trabajo bajo presion ALTO, Pensamiento analitico ALTO, Liderazgo MEDIO, Toma de decisiones MEDIO y Negociacion MEDIO

HABILIDADES:

Utilización de los recursos, calidad, oportunidad, responsabilidad, cumplimiento de indicadores, conocimiento del trabajo, compromiso institucional, iniciativa, confiabilidad, relaciones interpersonales, colaboración, atención al usuario.

FUNCIONES:
Coordinar y hacer seguimiento a los embarques, con Agentes en el Exterior, Clientes internos y externos, mediante una comunicación permanente, veraz y oportuna. De igual forma con proveedores en el exterior cuando se requiera.

Atender solicitudes de status de clientes Free hand proporcionando respuestas claras y oportunas en cuanto se requiera

Recepción y revisión de instrucciones de embarque por parte del área comercial. Si hay error o inconsistencia en la información no aceptarlos.

Reportar al Agente en el exterior o al cliente interno y/o externo el negocio de importación correctamente, en el tiempo establecido por el proceso importación Marítima.

 Mantener comunicación permanente con los clientes internos,externos y los Agentes en el exterior para realizar la coordinación del embarque

Realizar y enviar status/avisos de la carga a través del sistema dentro de los plazos establecidos por los IDG del Proceso y de acuerdo a los requerimientos especiales de los clientes cuando aplique

Recibir booking, validar información en páginas de navieras cuando sea posible, al igual que con los muelles cuando se requiera

Recibir, revisar e ingresar en sistema correctamente los documentos de transporte y enviar comunicación al cliente para aprobación

Solicitar confirmación de zarpe al agente y/o validar el mismo en las páginas de la naviera cuando se requiera.

Revisar tarifas al momento del despacho a fin de establecer su vigencia. Realizar el reclamo al agente si los criterios de compra no cumplen y notificar a comercial en caso que sea necesario para hacer ajuste de tarifas al cliente

Solicitar y/o realizar actualización de los reportes de negocio al departamento comercial.

Ingresar, prealertar y liquidar las cargas dentro de los tiempos establecidos en los IDG

Enviar notificación a los puertos de documentos finales para radicar en MUISCA dentro de los tiempos establecidos en los IDG, revisando antes del envío que la información está completa y correcta según lo parametrizado en el proceso,

Seguimiento y aceptación de cambios y modificaciones a documentos de transporte de los consolidados de importación antes del arribo.

Enviar documentos antes de la llegada del buque a puerto

Solicitud de las copias de las facturas comerciales de las cargas en transbordo de importación.

Mantener actualizado el SOP de su tráfico y Agentes.

Control y seguimiento del load plan de los tráficos designados; actualización de contactos y agentes en sistema.

Hacer seguimiento a los documentos de transporte originales cuando aplique.

Velar por no incurrir en sanciones o multas aduaneras.

Hacer el seguimiento de las cargas que vienen en co-loader y con transbordo a través de las páginas web de las navieras y con los co-loaders.

Liquidar la factura de venta a los clientes cumpliendo con cotizado al cliente de acuerdo con los tiempos establecidos en los procesos de importación Marítima. Elaborar Certificaciones de Fletes cuando se requiera

Elaboración de NC y ND a agentes cuando se requiera

Análisis de costos e ingresos de un caso; provisión en el sistema de las mismas; reporte a Jefe de Importaciones, Gerencia y Coordinador de Facturación en caso de inconsistencias y pérdida

tareas de Cierres según liquidación realizada y comentarios sobre el cierre de forma veraz y oportuna

Revisar y Aprobar las facturas de agentes y navieras de los agentes según los acuerdos y tiempos estipulados

Verificación de fletes de las reservas (casos DDP, DAP y Exwork) y en caso de reclamación hacerla al agente

Seguimiento y envío de reclamaciones a navieras y agentes.

Apoyar y orientar al Auxiliar de Operaciones y al Customer service Junior en la solución de los problemas que surjan en el desarrollo de cada una de sus funciones.

Apoyar en las reclamaciones generadas por los clientes o agentes realizando la respectiva investigación, trazabilidad y análisis, enviando comentarios al área de gestión de procesos para dar manejo a estas reclamaciones.

Autorización emisión del documento de transporte, al cliente o Agente de Aduana designado. Para los casos que se requiera imprimir HBL.

Control y seguimiento de certificados de origen, facturas comerciales y listas de empaque cuando aplique.

Coordinación con puerto: retrasos de finalizaciones, finalizaciones parciales, liberaciones de documentos, manejos especiales, correcciones, cambios de disposición.

Recibir las notificaciones de las Navieras y/o agentes de carga con quien transportamos la mercancía, para controlar los tiempos oportunos de digitación de la información de los documentos de transporte en el sistema informático aduanero.

Responder las solicitudes, quejas y reclamos de embarques cuando se requiera.

Para cargas en OTM realizar el correspondiente reporte al operador.

Brindar apoyo oportuno y eficiente a los requerimientos de clientes internos y externos para el buen desarrollo de las operaciones.

Ingresar informacion al archivo digital de acuerdo al proceso y a la TRD

Y demás funciones que se requieran para desempeñar este cargo.

Cumplir con los procesos establecidos y aportar para la mejora de los mismos con el fin de generar satisfacción del cliente interno y externo.

Planear y coordinar el cumplimiento de los procesos de Importación Marítima en conjunto con el Customer Service Junior

Asistir los sábados a los turnos de acuerdo a las necesidades que se presenten en el departamento