FINALIDAD DEL CARGO: Garantizar el cumplimiento de la administración en la prestación del Servicio de Personal Especializado, acompañando y monitoreando la labor que realiza el equipo de Service Manager en sus respectivos clientes, acorde a los indicadores de desempeño definidos y trabajando en coordinación y sinergia con las diferentes áreas, y asegurar el cumplimiento de los compromisos adquiridos por PersonalSoft para la ejecución de los proyectos contratados por el cliente, coordinando las acciones necesarias para que estos se ejecuten con criterios de calidad, oportunidad y eficiencia, garantizando el cumplimiento de los objetivos propuestos con el adecuado uso de los recursos humanos y económicos.
FUNCIONES PRINCIPALES COMO HEAD OF STAFFING:
Velar porque el equipo de trabajo cumpla con el proceso definido para la Coordinación de Personal Especializado de acuerdo con el perfil definido y a las necesidades de los diferentes clientes.
Planear, gestionar, dirigir y controlar a los Service Manager Team, garantizando la adecuada atención y ejecución de la prestación del servicio, para cumplir con las expectativas tanto internas como del cliente.
Identificar, recibir, analizar y gestionar las solicitudes estipuladas en el proceso de Personal Especializado con relación al personal, definiendo las prioridades de acuerdo con las necesidades de los clientes.
Realizar seguimiento y acompañamiento periódico a los Service Manager Team, para realizar retroalimentación y establecer acciones concretas y asertivas para su cumplimiento.
Analizar periódicamente los indicadores generados dentro del servicio de Personal Especializado, proponer estrategias de mejora y control, al igual que acciones necesarias para garantizar la ejecución y cumplimiento de las metas establecidas.
Generar y preparar informes asociados con el Servicio de Personal Especializado y presentarlos a las diferentes instancias, de acuerdo con los indicadores establecidos y con la periodicidad definida.
Gestionar las retroalimentaciones, observaciones o puntos de mejora del servicio dadas por el cliente y/o por el Business Development Manager, con el fin de establecer acciones correctivas, preventivas y de mejora al interior de PersonalSoft.
Gestionar las PQRS recibidas por parte del cliente donde se encuentre el Personal Especializado en apoyo con el Service Manager siguiendo el proceso definido para ello, realizar el respectivo registro al interior de la compañía y participar en la definición de los planes de mejora, si es el caso.
Identificar y analizar las necesidades de su equipo de trabajo respecto al servicio y gestionarlas oportunamente usando los canales definidos.
Facilitar la comunicación entre los Service Manager Team y las demás áreas de la organización, a través de acciones efectivas y escenarios de seguimiento y control para el logro de los objetivos propuestos.
Velar porque los Service Manager Team reporten oportunamente y con calidad las novedades que se necesitan para la facturación, generando estrategias para que el registro.
Velar porque los procesos de facturación de los servicios de personal especializado se hagan en el tiempo y con la calidad esperada.
Velar por el cumplimiento del plan de capacitación establecido en la compañía.
Gestionar las solicitudes de aumento realizadas por los colaboradores con las distintas áreas de la compañía.
Gestionar los Inicios de Servicio asignando el Service Manager Team encargado.
Revisar en conjunto con los Business Developer Manager la generación de estrategias y planes de acción para fortalecer los servicios de personal especializado en los clientes.
FUNCIONES PRINCIPALES COMO PROJECT MANAGER:
Detallar y definir el alcance del proyecto.
Elaborar el cronograma de trabajo del proyecto y hacer seguimiento y control sobre éste en todas sus fases: arquitectura, diseño, desarrollo de software, documentación y pruebas.
Definir y ejecutar el plan de entrenamiento, comunicación y capacitación del proyecto.
Identificar riesgos y definir acciones para mitigarlos durante la ejecución del proyecto.
Administrar el recurso humano en los diferentes roles que conforman el equipo de desarrollo definiendo responsabilidades y haciendo seguimiento para que los compromisos se cumplan.
Gerenciar y hacer seguimiento a la ejecución del presupuesto asignado para el proyecto, asegurando que su cumplimiento esté dentro de lo pactado con el cliente.
Obtener y gestionar las solicitudes frente a los recursos humanos, técnicos y financieros necesarios para llevar a cabo el proyecto, usando los canales definidos.
Gestionar integralmente los controles de cambio que se presenten durante el desarrollo del proyecto.
Gestionar la documentación del proyecto de acuerdo con los estándares definidos y asegurar su disponibilidad en la herramienta definida por la organización.
Identificar, recibir y analizar las solicitudes con relación a los proyectos que están bajo su responsabilidad, definiendo las prioridades y ajustes a los planes de trabajo de acuerdo con las necesidades del cliente y con el presupuesto asignado.
Identificar las interacciones con otros proyectos que se estén llevando a cabo en la compañía, con el fin de facilitar y lograr sinergias.
Analizar periódicamente los indicadores generados en el proyecto para proponer estrategias de control en el mismo, y las acciones necesarias para garantizar el cumplimiento de las metas planeadas y alineadas con los niveles de servicio.
Acordar con el cliente los entregables del proyecto con sus criterios de aceptación y asegurar su cumplimiento.
Asegurar la aplicación de los procedimientos, métodos y actividades preestablecidos y definidos en la compañía para la definición y ejecución de los proyectos.
Asegurar la transferencia y adopción del conocimiento que se requiera en los miembros del equipo de trabajo, para garantizar la homologación de este y disminuir las dependencias críticas.
Garantizar la transición de los entregables del proyecto a las áreas del cliente que van a operar la solución.
Asegurar que el servicio ya vendido por Sales Officer (contrato de mantenimiento y soporte, requerimiento o proyecto) se ejecute en las condiciones pactadas con el cliente.
Generar y preparar informes de avance y desempeño del proyecto y presentarlos a las diferentes instancias, de acuerdo con los indicadores establecidos y con la periodicidad definida.
Revisar y analizar los reportes de tiempo del grupo de analistas asignados al proyecto, para asegurar su ejecución en los tiempos acordados o comprometidos con el cliente.
Dirigir, desarrollar, asistir y motivar al equipo de trabajo a cargo con el fin de garantizar un desempeño y productividad adecuada, su desarrollo personal y profesional, y contribuir al mantenimiento de un ambiente laboral positivo.
Mantener informado al equipo de trabajo sobre las novedades o comunicaciones de la empresa a través de espacios de participación como los grupos primarios, que permitan el flujo de información oportuna y un ambiente positivo y de compromiso laboral.
Participar activamente y facilitar las actividades planeadas por las distintas áreas de la organización.
Informar oportunamente a las áreas trasversales de la organización sobre las necesidades, novedades, acciones y programas que se desarrollan o ejecutan con el equipo de trabajo a cargo.
Realizar seguimiento y acompañamiento al desempeño de cada colaborador y efectuar periódicamente la respectiva retroalimentación que debe quedar consignada en los acuerdos de mejoramiento de su equipo de trabajo.
Dar cumplimiento a las actividades y compromisos planteados en el plan estratégico que son del alcance del cargo.
Mantener y fortalecer las relaciones con el cliente de una manera cordial y colaborativa, evidenciando y comunicando oportunidades de nuevos negocios y/o proyectos.
Generar la facturación de cada cliente y proyecto cada mes, justificando de manera clara las horas facturables, la capacidad de cada período y las asignaciones de cada miembro del equipo de trabajo.
Mantener comunicación constante con el Gerente de cuenta del cliente, para tomar acciones tempranas de casos a mejorar con el equipo de trabajo, oportunidades nuevas de negocio y temas de facturación.
Durante la ejecución de proyecto, conocer y entender el negocio del cliente con el objetivo de evidenciar otras necesidades u oportunidades para ofrecer nuevos desarrollos en el cliente.