I. Propósito del Cargo: Brindar soporte técnico, administrativo, financiero y operativo a la Dirección de Interventoría en la ejecución del contrato, mediante la recopilación, análisis, procesamiento y consolidación de la información del proyecto, así como el seguimiento en campo o en oficina de las obligaciones del contratista, con el fin de asegurar la fluidez de los procesos internos, la calidad de los entregables y la toma de decisiones oportuna por parte de la dirección.
II. Funciones:
1. Realizar visitas de inspección y seguimiento a los frentes o actividades del contratista, verificando el avance físico frente al cronograma programado y reportando novedades al director.
2. Recopilar, organizar y clasificar la documentación técnica y administrativa generada en el proyecto (planos, memorias de cálculo, correspondencia enviada y recibida, bitácoras de obra, certificados de materiales).
3. Alimentar y mantener actualizados los sistemas de información, bases de datos (Bitacorax) que la firma de interventoría o la entidad contratante utilicen para el proyecto.
4. Gestionar el archivo digital y físico del contrato, garantizando la trazabilidad de la información ante posibles auditorías o requerimientos de entes de control.
5. Elaborar borradores de oficios, requerimientos, actas técnicas (actas de inicio, de vecindad, de comités, etc.) y comunicaciones oficiales que deba suscribir el Director de Interventoría.
6. Hacer seguimiento al estado de los trámites administrativos del contrato (estados de radicación de cuentas, aprobaciones de pólizas, firmas de actas, etc.) ante la Entidad Contratante o el cliente.
7. Consolidar y organizar los soportes exigidos para el cobro de los honorarios de la propia interventoría (pagos de seguridad social del equipo, informes de actividades, etc.).
8. Efectuar la revisión preliminar de las memorias de cálculo, soportes y actas parciales de pago presentadas por el contratista de obra antes de la aprobación final del Director.
9. Colaborar en el seguimiento financiero del contrato, registrando los gastos, el avance de la amortización del anticipo y la vigencia de las garantías o pólizas.
10. Redactar y consolidar la información técnica y administrativa requerida para la elaboración de los Informes Ejecutivos Semanales o Mensuales de la interventoría.
11. Preparar las ayudas de memoria, presentaciones y soportes visuales para los Comités Técnicos, Gerenciales o de Obra que deba presidir la Dirección.
12. Hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados en las actas de los comités anteriores por parte de los diferentes actores del proyecto.