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Objetivo del Cargo:
Planificar, programar y gestionar la oferta académica de los planes de estudio bajo su responsabilidad, asegurando el avance académico de los estudiantes y la ejecución oportuna y confiable de los procesos académicos, mediante el uso eficiente de los recursos, el análisis de información y la correcta configuración y operación del sistema de gestión académica institucional.
Principales Funciones:
1. Elaborar la planificación académica anual y por período de los planes de estudio bajo su responsabilidad, considerando proyecciones de estudiantes, avance curricular, demanda esperada, oferta académica, disponibilidad de recursos y coordinación con las unidades académicas y transversales involucradas.
2. Gestionar y parametrizar en el sistema de gestión académica los procesos asociados a la programación académica y programar la oferta académica de cada período, incluyendo la creación y configuración de secciones, horarios y demás componentes asociados, utilizando criterios de demanda, avance académico de los estudiantes, restricciones operacionales y eficiencia en el uso de los recursos institucionales.
3. Configurar y controlar el proceso de inscripción de asignaturas, implementando en el sistema las reglas, restricciones y condiciones definidas para cada período académico, y realizando las validaciones necesarias para asegurar el correcto funcionamiento del proceso de toma de ramos.
4. Administrar y optimizar la asignación y ocupación de salas y espacios docentes, de acuerdo con la programación académica y las actividades institucionales, considerando capacidad, características de los espacios, horarios y criterios de eficiencia en el uso de la infraestructura.
5. Programar pruebas masivas, evaluaciones y exámenes, considerando el calendario académico, las inscripciones de estudiantes y las restricciones de horarios y espacios, procurando minimizar conflictos y optimizar la utilización de los recursos disponibles.
6. Ejecutar controles de calidad y consistencia sobre la información académica, identificando y gestionando oportunamente errores, inconsistencias o conflictos que puedan afectar la programación, inscripción de asignaturas u otros procesos académicos relacionados.
7. Realizar seguimiento de los hitos y plazos establecidos en el calendario académico, asegurando la ejecución y publicación oportuna de los resultados de los procesos bajo su responsabilidad y coordinando las acciones necesarias ante desviaciones o contingencias.
8. Analizar información académica y elaborar reportes e indicadores de gestión relacionados con demanda, oferta, ocupación, programación y utilización de recursos, generando información que apoye la toma de decisiones y la mejora de los procesos.
9. Participar en la implementación, operación y mejora continua del sistema de gestión académica institucional, particularmente en los módulos y procesos relacionados con programación académica, colaborando en actividades de parametrización, pruebas funcionales, validación de datos, documentación y levantamiento de requerimientos, e identificar oportunidades de mejora y automatización de los procesos de programación académica, proponiendo soluciones orientadas a aumentar la eficiencia, trazabilidad, calidad de la información y capacidad de análisis del área.
10. Coordinarse con unidades académicas, áreas de registro académico y equipos tecnológicos, asegurando una adecuada comunicación, resolución de incidencias y cumplimiento de los compromisos asociados a los distintos procesos de programación académica.