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Descripción General:
El Asistente de Despachos es un miembro clave de nuestro equipo logístico que se encarga de coordinar y supervisar todas las actividades de despacho de mercancía de la empresa. Este profesional debe tener una excelente capacidad de organización, atención al detalle y habilidades de comunicación. Su papel es esencial para garantizar que los productos lleguen a su destino a tiempo y en perfecto estado, y para mantener la satisfacción del cliente.
Misión u Objetivo General del Cargo:
El objetivo principal del Asistente de Despachos es asegurar la eficiencia y efectividad de todas las operaciones de despacho. Esto incluye la planificación y coordinación de las entregas, el seguimiento de los envíos y la resolución de cualquier problema que pueda surgir. Este cargo es responsable de garantizar que todos los procedimientos de despacho se realicen de acuerdo con las políticas y regulaciones de la empresa y las leyes de transporte.
Responsabilidades y Tareas:
1. Coordinar y supervisar todas las actividades de despacho de mercancía de la empresa.
2. Planificar las rutas de entrega y programar los envíos de manera eficiente.
3. Seguimiento de los envíos para asegurar que lleguen a su destino a tiempo.
4. Resolver cualquier problema o retraso en el despacho de mercancías.
5. Mantener registros detallados de todas las operaciones de despacho.
6. Comunicarse con los clientes para informarles sobre el estado de sus envíos.
7. Asegurar que todas las operaciones de despacho se realicen de acuerdo con las políticas y regulaciones de la empresa y las leyes de transporte.
8. Trabajar en estrecha colaboración con el equipo de logística para mejorar los procesos de despacho.
9. Asignación de vehículos de acuerdo a especificaciones del cliente.
10. Inspección de vehículos en patios.
11. Conocimiento en la instalación y retiro de la GPS.
12. Conocimiento en tramites aduaneros (DUTA, PLANILLAS DE TRASLADO, PLANILLAS DE ENVIO).
13. Realizar el soporte fotográfico al momento del cargue en el caso de las cargas sueltas, garantizando el correcto embalaje y acomodación de la mercancía dentro del vehículo con el objetivo de que no se presenten averías en el trayecto.
14. Reportar en tiempo real al Grupo de Novedades de WhatsApp el estado de la mercancía, realizando soporte fotográfico específico sobre la mercancía que se observe averiada por diferentes conceptos como: humedad, golpes, rotura, abolladuras, entre otros.
15. Realizar el cargue de los soportes fotográficos a la sección de imágenes en la remesa en switrans a través de la tarea de la APP en tiempo real; en los casos donde la APP presente fallas se debe realizar el proceso por el correo o cargando directamente desde un equipo en la oficina.
16. Instalar las etiquetas del decreto 1609 (rombos) a la solicitud del despacho o cliente.
17. Coordinar recorridos en la zona para lograr ubicación de vehículos diferentes a los que no se encuentran en visor de enturnamiento para cumplir con todos los despachos en los casos que se requiera.