Asistente / Analista de Soporte a Ventas

Asistente / Analista de Soporte a Ventas

Área / Departamento: Ventas

Reporta a: Jefe de Ventas / Key Account Manager (KAM)

Requisitos / Nivel Académico: Estudiante o recién egresado/a de Colegio / Enseñanza Media (idealmente de colegios técnicos en especialidades como Administración, Comercial, Contabilidad o afines, aunque no exclusivo).

Objetivo General del Cargo

Brindar soporte integral al equipo comercial y gestionar eficientemente la administración de los pedidos (Notas de Venta). Es el nexo clave con las áreas de Logística, Operaciones y Finanzas, siendo responsable de la digitación, el seguimiento de las órdenes de compra y la coordinación de entregas para asegurar que los requerimientos de los clientes se cumplan en el tiempo y forma acordados.

Responsabilidades Principales

• Gestión Administrativa del Ciclo de Venta
• Recibir, ingresar y procesar las Órdenes de Compra (OC) y Notas de Venta en el sistema de la empresa con exactitud.
• Emitir, revisar y conciliar la documentación comercial (facturas, notas de crédito, guías de despacho y notas de venta).
• Mantener el control y trazabilidad de los procesos en coordinación continua con las áreas de Finanzas y Operaciones.
• Coordinación Logística y Posventa
• Coordinar directamente con el área de Logística la programación y despacho de los pedidos.
• Realizar el seguimiento del estado de los envíos para asegurar entregas oportunas y gestionar el soporte posterior a la venta (resolución de incidencias o reclamos de entrega).

Atención y Orientación al Cliente

• Ser el punto de contacto administrativo para los clientes, respondiendo oportunamente a sus consultas sobre el estado de sus pedidos, stock o documentos comerciales.

Control de Información y Reportabilidad

• Mantener actualizadas las bases de datos de clientes, cotizaciones, registros de ventas y estados de cuenta.
• Elaborar reportes periódicos de apoyo a la gestión del equipo comercial y la jefatura.
• Resguardar la confidencialidad y hacer un uso responsable de los documentos, registros e información comercial de la empresa.

Competencias y Habilidades Personales

• Orientación al Servicio y Proactividad: Actitud orientada a facilitar la labor del equipo comercial y a resolver imprevistos operativos de manera ágil.
• Autogestión y Organización: Capacidad para priorizar tareas, administrar la carga de trabajo diaria y cumplir objetivos con un mínimo de supervisión directa.
• Rigor y Atención al Detalle: Metodología y alta precisión en la digitación de datos, verificación de precios/códigos y control de archivos digitales y físicos.
• Responsabilidad y Compromiso: Cumplimiento estricto con los plazos pactados, tanto internos como hacia los clientes finales.

Requisitos / Nivel Académico: Estudiante o recién egresado/a de Colegio / Enseñanza Media (idealmente de colegios técnicos en especialidades como Administración, Comercial, Contabilidad o afines, aunque no exclusivo).