Objetivo del puesto
Gestionar y dar seguimiento oportuno a las cuentas por cobrar de la empresa, asegurando la correcta facturación, control de saldos, seguimiento de pagos y recuperación de cartera, manteniendo actualizada la información financiera de los clientes y contribuyendo al adecuado flujo de efectivo de la organización.
En el contexto de la industria de la construcción, deberá dar seguimiento a la cobranza relacionada con contratos, estimaciones de obra, anticipos, avances, retenciones y demás conceptos establecidos con los clientes, coordinándose con las áreas involucradas para evitar retrasos en la facturación y recuperación de los recursos.
Responsabilidades y funciones
Facturación y cuentas por cobrar
Elaborar y dar seguimiento a la facturación de clientes de acuerdo con los contratos y condiciones comerciales establecidas.
Revisar que las facturas cuenten con la documentación soporte correspondiente.
Dar seguimiento a facturas emitidas, pendientes de pago, vencidas y en proceso de aclaración.
Mantener actualizado el estado de cuenta de cada cliente.
Registrar y aplicar pagos recibidos en los sistemas administrativos correspondientes.
Identificar diferencias, pagos no aplicados y saldos pendientes.
Cobranza
Realizar seguimiento periódico a la cartera de clientes.
Gestionar la cobranza vía correo electrónico, llamadas y reuniones con clientes cuando sea necesario.
Elaborar y enviar estados de cuenta y recordatorios de pago.
Dar seguimiento a compromisos y fechas de pago acordadas con los clientes.
Detectar oportunamente cuentas vencidas y escalar los casos que representen riesgo para la recuperación de cartera.
Mantener evidencia y bitácora de las gestiones de cobranza realizadas.
Seguimiento de proyectos de construcción
Dar seguimiento administrativo a la documentación necesaria para la facturación de estimaciones.
Coordinarse con Residentes de Obra, Supervisión, Administración de Obra y áreas Comerciales/Financieras para obtener información y documentación pendiente.
Dar seguimiento a anticipos, estimaciones, amortizaciones, retenciones, fondos de garantía y otros conceptos establecidos contractualmente.
Identificar retrasos en la autorización de estimaciones que puedan impactar la cobranza.
Mantener un control por proyecto y cliente de los importes facturados, cobrados y pendientes.
Control y reportes
Elaborar reportes periódicos de antigüedad de saldos y cartera vencida.
Preparar reportes de cobranza y proyecciones de recuperación.
Dar seguimiento a indicadores de cartera y cumplimiento de objetivos de cobranza.
Conciliar periódicamente los saldos de clientes contra los registros contables.
Informar a la jefatura sobre cuentas con atrasos, incidencias o riesgo de incobrabilidad.
Mantener actualizados expedientes y controles de clientes.
Atención y coordinación interna
Atender aclaraciones de clientes relacionadas con facturación, saldos y pagos.
Coordinarse con Contabilidad para conciliaciones y aplicación de pagos.
Coordinarse con Compras, Administración de Obra, Residentes y áreas Comerciales cuando exista documentación pendiente para facturar o cobrar.
Mantener comunicación constante con las áreas involucradas en el proceso de cobranza.
