Analista Administrativo

I. Propósito del Cargo: Garantizar la gestión eficiente de las operaciones administrativas y la documentación del proyecto, contribuyendo al logro de los objetivos empresariales y al mantenimiento de la eficiencia en los procesos. Brindar soporte financiero, control de gastos, gestión de contratos, servicio al cliente, compras y calidad, asegurando que toda la información esté bien estructurada, preservada y accesible según las políticas y normativas internas y del cliente. 
II. Funciones y Responsabilidades:
1. Elaborar reportes del área/proyecto y consolidar el cierre de resultados, alineado con las políticas y objetivos estratégicos de la organización.
2. Hacer seguimiento al plan estratégico de la División/Área, asegurando el cumplimiento de requisitos administrativos y contractuales de los proyectos.
3. Realizar tareas de análisis, revisión y organización en materia de gestión documental, siguiendo las mejores prácticas y garantizando un alto nivel de calidad.
4. Gestionar la documentación del proyecto de acuerdo con las pautas definidas por el cliente, asegurando la preservación de la información en las plataformas internas y del cliente.
5. Atender los reportes de GRC seguros corporativos, brindando soporte administrativo y gestión documental de acuerdo con las normativas establecidas.
6. Apoyar a todas las áreas administrativas en sus labores, incluyendo la recopilación y análisis de datos, elaboración de informes, gestión de recursos humanos y coordinación de tareas administrativas específicas del contrato.
7. Procesar la información y operar aplicaciones y sistemas informáticos en el marco de las funciones del sector donde se desempeña, asegurando una gestión eficiente de la documentación.
8. Controlar los gastos del departamento y de los proyectos correspondientes, de acuerdo con los criterios financieros establecidos.
9. Hacer flujos detallados para mejorar los cuellos de botella en los procesos administrativos y documentales.
10. Colaborar en la atención y control de oficinas, realizando el control de vacaciones y permisos del personal administrativo, y organizando el archivo de gestión y digital según los criterios archivísticos establecidos.
11. Reportar oportunamente cualquier situación de riesgo para la operación y seguridad del proyecto, aplicando las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) y garantizando el cuidado del medio ambiente.
12. Realizar todas aquellas funciones y tareas asignadas por sus superiores jerárquicos, en función al alcance de sus actividades.

Formación: Bachiller, Técnico o Tecnólogo en áreas administrativas, gestión documental, Ingenierías y/o carreras afines. Deseable: Cursos o certificaciones en gestión documental, archivística o administración de proyectos. 
Experiencia: Mínimo 2 años en labores administrativas o financieras, procesos administrativos, gestión documental y gestión empresarial. Específica: 1.5 años en recopilación de datos e información, clasificación de documentación, atención al cliente y técnicas de gestión documental. 
Conocimientos: Contabilidad básica, gestión de proyectos y manejo de bases de datos. Control de gastos, gestión de contratos y elaboración de informes financieros. Sistemas de gestión documental y software administrativo. 
Competencias y Habilidades: Comunicación - Metodología - Responsabilidad - proactividad - flexibilidad - orientación al detalle - comunicación - innovación - creatividad - persistencia - análisis – Adaptación-Orientación al logro.