Nos encontramos en la búsqueda de Administrativa Comercial / 3 meses para trabajar en la comuna de Quilicura
Brindar soporte administrativo y documental integral a la Gerencia Comercial, asegurando la correcta formalización contractual con proveedores y clientes —incluida la suscripción de las nuevas Condiciones Generales de Contratación (CGC) derivadas del proceso de fusión— y manteniendo actualizado, vigente y trazable el maestro de datos de proveedores, de modo de habilitar la continuidad de la operación comercial sin interrupciones ni exposición a riesgos legales, tributarios o de cumplimiento.
Principales Funciones
Gestionar el proceso administrativo de suscripción de las nuevas Condiciones Generales de Contratación (CGC) derivadas de la fusión: preparación de los ejemplares, distribución a proveedores y clientes, seguimiento de la firma y recepción del documento suscrito.
Mantener actualizado el catastro de control de firmas de CGC, identificando el universo total de contrapartes, los documentos firmados, los pendientes, los rechazos y las observaciones, e informando periódicamente el avance a la jefatura directa.
Verificar que cada CGC suscrita cuente con la firma de un representante legal con poderes vigentes, adjuntando los respaldos que correspondan (certificado de vigencia de la sociedad, estatutos, poderes y mandatos).
Actualizar y depurar el maestro de datos de proveedores en el sistema definido por la empresa (razón social, RUT, giro, domicilio, contactos, datos bancarios, representante legal y condiciones comerciales), resguardando la consistencia entre el registro y la documentación de respaldo.
Controlar la vigencia de la documentación de proveedores —en particular las cédulas de identidad vencidas de titulares y representantes legales— y gestionar oportunamente su renovación o regularización antes de que afecte la operación.
Alertar y gestionar la suspensión transitoria de contrapartes con documentación incompleta, vencida o inconsistente, informando a las áreas de Abastecimiento, Operaciones y Finanzas antes de dar curso a nuevas operaciones o pagos.
Digitalizar y archivar de forma ordenada la documentación contractual y de registro de cada contraparte en la carpeta o sistema designado, bajo una estructura única por proveedor, garantizando su trazabilidad y disponibilidad para control interno, auditorías y fiscalizaciones.
