OBJETIVO DEL CARGO:
Asegurar la gestión integral del proceso operativo de importación y exportación, aéreo y marítimo, desde la recepción de la orden hasta el cierre del expediente, garantizando coordinación documental, seguimiento operativo, cumplimiento aduanero, control financiero, servicio al cliente y rentabilidad del embarque.
FUNCIONES:
Autorizar la cotización a los agentes en el extranjero.
Recibir la orden de envío del cliente y validar las especificaciones documentales.
Recepcionar nuevas asignaciones con kit documental y Manage Booking.
Revisar Shipping Instructions y Manage Booking según requerimientos del embarque.
Confirmar Acknowledgement dentro de las 24 horas hábiles posteriores a la recepción.
Enviar asignación e instrucciones al agente en origen para iniciar coordinación del embarque.
Configurar el expediente en sistema TrackLogyc garantizando correcta emisión de informes.
Confirmar que el envío cuente con reserva de aerolínea e instrucciones de recogida.
Revisar Booking Confirmation de la aerolínea asegurando concordancia con Manage Booking.
Solicitar documentación comercial para validación aduanera y requisitos de VoBo o EUR1.
Emitir EUR1 para cargas provenientes de la Unión Europea previa aprobación del cliente.
Emitir póliza de seguro internacional según negociación y requerimientos del cliente.
Verificar la recogida de la carga y obtener fecha y hora estimada de llegada al aeropuerto.
Enviar status diario al cliente sobre el estado del envío.
Confirmar llegada a almacén o terminal aeroportuaria y validar condiciones de la mercancía.
Enviar al cliente confirmación de ingreso a bodega y soporte fotográfico cuando aplique.
Validar que costos y vigencia de la cotización coincidan con lo negociado.
Enviar instrucciones de AWB al agente en origen para emisión de drafts.
Enviar borradores HAWB al cliente para revisión y aprobación.
Asegurar coherencia entre MAWB y HAWB según normativa aduanera vigente.
Conservar en TrackLogyc drafts revisados y aprobados por cliente y operaciones.
Emitir certificación de fletes para revisión y aprobación.
Emitir factura de fletes acorde con certificación aprobada.
Enviar prealerta de llegada incluyendo HAWB final y documentos comerciales.
Asignar responsabilidad operativa al Asistente de Operaciones en el expediente.
Gestionar Profit Share con el agente en origen y seguimiento de facturas.
Asegurar inclusión de costos y provisiones en TrackLogyc y radicación en Odoo.
Validar que cliente y terceros hayan sido correctamente facturados.
Garantizar cargue de facturas de costos en sistema Odoo.
Revisar rentabilidad del embarque frente al Manage Booking y provisión inicial.
Reportar inmediatamente al Gerente de Operaciones pérdidas o desviaciones significativas.
Cerrar el expediente operativo garantizando rentabilidad y trazabilidad.
Verificar el límite de crédito del cliente.
Aplicar procedimientos de línea de crédito.
Validar facturas de proveedores logísticos según provisiones y Manage Booking.
Realizar tracking de envíos mediante WebTrack de navieras asegurando cumplimiento del Booking Confirmation.
Enviar MBL y HBL al equipo operativo en puerto para radicación de Manifiesto Muisca.
Recibir Formulario 1166 con confirmación de presentación antes de la llegada.
Recibir confirmación de radicación del Puerto o Almacén en zona primaria.
Revisar, aprobar y cargar en TrackLogyc la información presentada y solicitar ajustes cuando aplique.
Asegurar correcto ingreso de costos y ventas en sistema TrackLogyc.
Comprobar la rentabilidad del expediente en sistema TrackLogyc.
Consultar con comercial o Gerencia de Operaciones si existe pérdida o ganancia significativa.
Recibir Arrival Notice de la naviera y cargarlo en sistema TrackLogyc.
Preparar prealerta de llegada para envío al cliente con HBL final y soportes documentales.
Confirmar si la línea naviera requiere pago de garantía o depósitos.
Asegurar que costos estén registrados en TrackLogyc y solicitud de pago enviada a finanzas.
Coordinar pago a la naviera con el departamento financiero.
Obtener liberación del MBL y cargar soportes en TrackLogyc.
Enviar confirmación de liberación de MBL y comodatos al equipo en puerto.
Confirmar días libres negociados con naviera y registrarlos en TrackLogyc.
Validar que cliente haya pagado cargos o tenga línea de crédito vigente.
Preparar formalización en Muisca y obtener Formulario 1207 con confirmación.
Enviar POD y facturas de servicios adicionales al cliente.
Enviar confirmación de condiciones locales y días libres de contenedor según SOP.
Configurar alerta del último día libre y lugar de devolución en TrackLogyc.
Cargar evidencia de devolución del contenedor con EIR y screenshot de naviera.
Registrar provisiones por demurrage and detention en TrackLogyc cuando aplique.
Enviar solicitud de pago de demurrage and detention al departamento financiero.
Coordinar pago de garantía con la línea naviera.
Emitir factura al cliente con soportes del proveedor logístico.
Asegurar inclusión de costos y provisiones en TrackLogyc y radicación en Odoo.
Garantizar que cliente y terceros hayan sido facturados correctamente.
Validar cargue de facturas de costos en sistema Odoo.
Revisar rentabilidad del embarque frente al Manage Booking y provisión inicial.
Notificar inmediatamente al Gerente de Operaciones desviaciones relevantes en rentabilidad.