Objetivo del puesto
Brindar soporte administrativo y operativo al área de Administración y Finanzas, asegurando el correcto control de documentación, facturación, pagos, proveedores, comprobaciones y registros internos, contribuyendo al cumplimiento oportuno de los procesos administrativos de JANJO Shipping.
El puesto requiere una persona organizada, analítica, responsable y con capacidad para dar seguimiento simultáneo a diferentes solicitudes internas y externas.
Principales responsabilidades
- Dar seguimiento a solicitudes administrativas de las diferentes áreas de la empresa.
- Elaborar, actualizar y mantener controles administrativos y bases de datos.
- Apoyar en la recepción, revisión y control de facturas de proveedores.
- Dar seguimiento a cuentas por pagar y programación de pagos.
- Solicitar y validar facturas, complementos de pago y documentación relacionada con proveedores.
- Realizar comprobaciones de gastos, anticipos, reembolsos y caja chica.
- Mantener expedientes administrativos y documentación debidamente organizada y actualizada.
- Elaborar reportes administrativos periódicos para la Gerencia de Administración y Finanzas.
- Apoyar en conciliaciones y seguimiento de movimientos administrativos.
- Mantener comunicación con proveedores para aclaraciones, documentación y seguimiento de pagos.
- Dar seguimiento a órdenes de compra, cotizaciones y solicitudes internas.
- Apoyar en el control de contratos, servicios y documentación de proveedores.
- Coordinar la recopilación de documentación requerida por Contabilidad, Finanzas o Dirección.
- Dar seguimiento a solicitudes relacionadas con compras de insumos, servicios y requerimientos internos.
- Apoyar en la elaboración y actualización de controles en Excel.
- Mantener respaldos digitales y físicos de la documentación administrativa.
- Dar atención y seguimiento oportuno a solicitudes de Dirección y de las diferentes áreas.
- Participar en la mejora y documentación de los procesos administrativos de la empresa.
- Cumplir con las políticas, procedimientos y controles internos establecidos por JANJO Shipping.
