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Objetivo del Cargo:
Realizar el registro, documentación, orientación a alumnos, seguimiento y coordinación logística de los programas asignados de postgrado y del quinto año de la Escuela/Facultad, para aportar al cumplimiento de la programación académica y de la normativa de cada nivel formativo, al buen uso de los recursos asignados y a la experiencia de alumnos y docentes de acuerdo con los procedimientos y estándares de calidad de la Universidad.
Principales Funciones:
1. Crear, abrir y cerrar programas y cohortes; registrar avance curricular, asistencia de alumnos y carga académica docente, creación y seguimiento de expedientes de alumnos, para mantener actualizados los sistemas y registros, dentro de los plazos del calendario académico.
2. Cargar y coordinar la ejecución de la programación académica de los programas de postgrado asignados y del quinto año de la Escuela/Facultad, creando calendarios académicos de cada programa en conjunto con el Director(a), para velar por el cumplimiento de la programación establecida para dichos programas.
3. Orientar a alumnos, postulantes y docentes sobre matrícula, reglamentos, itinerarios y procedimientos de ambos niveles formativos, y revisar la situación financiera de los alumnos junto a Finanzas Estudiantiles, para dar respuesta a sus requerimientos, previniendo errores, reclamos y deserción.
4. Organizar cierres administrativos de los programas y los procesos de graduación y titulación de ambos niveles: defensas de tesis, exámenes de grado, proyectos de título, ceremonias, certificados y diplomas, para cerrar exitosamente el ciclo formativo de los alumnos, en coordinación con Secretaría Académica y Secretaría General.
5. Difundir calendarios de actividades de los programas asignados a profesores y alumnos, para informar ajustes y cambios en los programas durante el ciclo académico.
6. Recepcionar y tramitar documentos de alumnos y docentes de Postgrado y de Quinto Año de la Escuela/Facultad,, para lograr la clasificación y almacenamiento de los documentos requeridos por los programas asignados, de acuerdo con los procedimientos establecidos.
7. Coordinar la contratación de proveedores externos (alimentación, transporte, agencias de eventos, fotografía, insumos) y realizar las órdenes de compra asociadas, según los recursos requeridos para cada programa, y coordinar el pago de honorarios, viáticos y alojamiento de docentes. , para asegurar la disponibilidad de los recursos requeridos para la realización de las actividades académicas de los programas.
8. Recopilar, revisar e informar resultados de encuestas de cursos e indicadores de los programas asignados, para levantar alertas tempranas y proponer mejoras a la Dirección, contribuyendo a la calidad y la acreditación.
9. Supervisar el proceso de toma de ramos y las prácticas profesionales de los alumnos de Quinto Año, cuando la carrera lo requiera, para asegurar el cumplimiento de requisitos curriculares de dichos alumnos y que realicen su práctica en las condiciones y plazos establecidos.
10. Apoyar en la elaboración de documentos, propuestas y presentaciones, en el control del presupuesto de los programas y en la organización, en la coordinación de actividades de difusión del área de Postgrados y de Quinto Año de la Escuela/Facultad, para contribuir a la ejecución de dichas actividades y a la disponibilidad de información para la toma de decisiones del área.