Gestionar y ejecutar de manera oportuna los procesos administrativos y de gestión documental, ejecutando las solicitudes de los clientes internos, la administración de activos fijos, gastos, documentación física y electrónica, conforme a los lineamientos institucionales y planes del área, para contribuir al desarrollo ágil y organizado de los servicios corporativos de la organización.
Las principales responsabilidades en el cargo son:
- Registrar, tramitar, digitalizar y controlar la documentación física y electrónica de la compañía a través del sistema de Gestión Documental, con el fin de dar cumplimiento al objetivo de las áreas.
- Aplicar los procedimientos establecidos en el área, y los criterios de confidencialidad que se requieren, para asegurar que dicha información llegue a los interesados de manera oportuna y confiable.
- Verificar las condiciones físicas y de seguridad del archivo que se encuentran en las instalaciones del área de documentación, con el fin de asegurar su preservación y custodia.
- Garantizar que el proceso de archivo se cumpla a partir de las tablas de retención documental con el fin de tener una adecuada clasificación y disposición de la información.
- Confrontar los documentos entregados por las áreas correspondientes al formato único documental vs digitalización de matrículas con el fin de validar la congruencia de éstos.
- Transferir los archivos físicos al contratista encargado de la custodia de documentos, asegurando el cumplimiento del procedimiento establecido en el proceso.
- Suministrar información solicitada por las áreas, de acuerdo con las autorizaciones de acceso de información contenida en las tablas de retención documental, con el fin de dar respuesta oportuna a los requerimientos.