Descripción General:
Atencion e ingresos de clientes y proveedores en recepcion, Diligenciamiento de documentos para clientes y proveedores, causacion de puertos, agentes, cajas menores, reintegros tarjetas de crédito y proveedores nacionales, trm en el software, conciliaciones bancarias, de estados de cuenta de proveedores nacionales y agentes, envío de soportes de pago, archivo muerto,
Misión u Objetivo General del Cargo:
Apoyar en la atencion presencial y documental a clientes y proveedores, al igual que la gestión contable de la empresa mediante la recopilación, verificación y registro preciso de transacciones financieras, garantizando el cumplimiento de normativas contables y fiscales. Colaborar estrechamente con el equipo para mantener actualizados los registros financieros y asegurar la exactitud de la información contable. Asistir en la preparación de informes financieros, estados de cuenta y análisis de cuentas, proporcionando datos confiables para la toma de decisiones internas y externas. Participar en la conciliación de cuentas, identificando y resolviendo discrepancias para asegurar la integridad de los registros financieros. Contribuir al cumplimiento de los plazos y objetivos del departamento contable mediante una gestión eficiente de tareas asignadas y una comunicación efectiva con el equipo
Responsabilidades y Tareas:
1️⃣ ADMINISTRATIVO:
Recepción de llamadas del cliente externo e interno mediante el celular corporativo y servicio al cliente por el software de chat.(liveconnect y whatssap)
Recepcion de correspondencia fisica con su debida digitalizacion y notificacion al responsable FO-RC-01 TRAZABILIDAD DE CORRESPONDENCIA
Control de ingreso de visitantes y diligenciamiento del formato (fo-rc-11) de visitantes por medio de QR
Uso de sello de recepcion
Envios a nivel nacional (documentos y paquetes) de acuerdo a requerimiento con su respectiva guia y control documental, (para el envio de cajas y documentos internacionales se realizara por medio de crear courrier).
Diligenciamiento formatos de clientes y proveedores como circular 170, acuerdos de seguridad u otros, para envio a firma segun flujo de autorizacion
Aprobacion de factura de courier del proveedor de guias nacionales
Autorizacion de salida de paquetes de la empresa mediante email a seguridad del edificio.
Diligenciamiento del formato de paz y salvo en el proceso de retiro de colaboradores.
Ingresar la trm del día en el en Sistema contable
Revisión de provisión de facturas de navieras, puertos y proveedores operativos
Facturación electrónica con su Búsqueda respectiva del dcto de Shipment o Consol segun factura en el software operativo Consol Suite,
Ingreso facturas de proveedores, facturas de compras, cuentas de cobro radicadas en recepcion@ al servidor para manejo contable
Entrega de facturas electronicas de venta, provisones y xml de cada factura en la salida del proceso para causación,
Ingreso caja menores, reintegros o legalizaciones de las diferente ciudades y áreas operativas que nos radiquen en el correo recepcion@ y entregar al compañero responsable de la respectiva causación.
Ingreso de soportes de Tarjetas de Créditos reportadas por Gerencia y Jefe Procesos del banco y pasarla al drive en la carpeta destinada para guardar los soportes, para su consulta y causación
Ingreso documental de los documentos equivalentes de personas naturales no obligadas a facturar con los respectivos documentos (rut, renta, parafiscales, etc) manejo de provision y entregarla al auxiliar contable respectivo para su causación.
Causacion de facturas de puertos
Archivar tratamiento de datos personales y otros como rut,certificados y pagos de seguridad social
Presentar informe semanal de facturas con provisiones pendientes por área
Presentar informe semanal de conciliacion de facturas recibidas en la dian & facturas recibidas en Consolcargo SAS
Presentar informe semanal de facturas recibidas a crédito con los acuses de recibido de la dian
Mantener el archivo fisico y digital a su cargo en perfecto estado
Participar activamente en capacitaciones, jornada de archivo
Mantener el proceso del sig al día, con cumplimientos según las metas de la evaluación de desempeño
Ubicar documentos en el archivo muerto ubicado en la bodega
Mantener Informar al Jefe de contabilidad los cambios que se presentes en las actividades diarias para hacer las mejorar correspondientes.
Informar a la Jefe en Gestión de Procesos cambios que se presenten en Seguridad en la actividad diaria para hacer los ajustes correspondientes.
Otras inherentes al cargo.