Auxiliar Administrativo De Envíos

Propósito del Cargo
El Auxiliar Administrativo de Envíos es responsable de coordinar, verificar y optimizar la logística de entrega de pedidos de la empresa. Su propósito es garantizar que cada producto llegue al cliente correcto, en las cantidades exactas, bajo las condiciones de pago autorizadas y en los tiempos establecidos. A través de un control estricto en plataformas digitales (Google Sheets) y una comunicación constante con las áreas de ventas y bodega, asegura la eficiencia de los despachos diarios y de ruta, gestiona las devoluciones y centraliza la información de los reclamos (PQR), contribuyendo directamente a la satisfacción del cliente y al cuidado de los recursos de la empresa.
Funciones Principales
Gestión Diaria de Envíos (Modalidad "Enviar"):
Coordinar la asignación de vehículos según el volumen del pedido y negociar tiempos de entrega realistas con los asesores.
Validar las políticas de cobro de domicilio y las condiciones de pago (efectivo, transferencias, restricciones de crédito).
Ejecutar el Filtro Final: supervisar físicamente que el entregador cargue las cantidades correctas contra la factura/remisión antes de salir.
Garantizar el cierre del envío recibiendo y auditando remisiones firmadas, dinero recaudado y evidencias fotográficas.
Programación de Despachos (Modalidad "Ruta"):
Preparar y organizar las rutas el día anterior, identificando visualmente los pedidos en el sistema para alertar al área de alistamiento.
Auditar remisiones, gestionar observaciones críticas (cambios de dirección, horarios especiales, facturas separadas) y facturar según el tipo de ruta.
Consolidar y entregar las planillas de ruta tanto al equipo de alistamiento como a los conductores.
Monitoreo Digital y Gestión de Devoluciones:
Monitorear en tiempo real los grupos de WhatsApp para aplicar cambios de envío o confirmar consignaciones antes de facturar.
Recibir físicamente los pedidos devueltos de ruta, registrar la novedad en el sistema, notificar a los asesores y gestionar el destino final del producto (reprogramar, entregar a devoluciones, etc.).
Control Administrativo y PQR (Reclamos):
Asignar números consecutivos a las PQR, registrar diariamente los costos de envíos generados por reclamos y elaborar el informe mensual para la gerencia.
Archivar de manera organizada todas las remisiones y descargar diariamente los reportes para la oficina de Créditos y Pagos.

Nivel Educativo: Bachiller académico. No es indispensable, pero se valora positivamente la formación técnica en áreas administrativas, logísticas o afines.
Conocimientos Técnicos:
Dominio avanzado de herramientas ofimáticas y trabajo en la nube (especialmente Google Sheets y Excel).
Manejo ágil de plataformas de comunicación corporativa (WhatsApp) en tiempo real.
Conocimiento en políticas de recaudo, manejo de facturación y auditoría de documentos.
Habilidades de digitación rápida y precisa.
Habilidades Blandas:
Alto nivel de organización, atención al detalle y seguimiento de instrucciones.
Comunicación efectiva y asertividad para negociar tiempos con asesores y clientes.
Resolución rápida de problemas y adaptabilidad ante cambios de última hora.