I. Propósito del Cargo: Apoyar la gestión administrativa y financiera del proyecto o área, asegurando el control, registro, procesamiento de solicitudes administrativas, legalización del personal, actualización de registros financieros y documentación, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del contrato bajo los lineamientos de calidad y eficiencia organizacional.
II. Funciones y Responsabilidades:
1. Apoyar las actividades administrativas requeridas por el proyecto o área para las tareas asignadas por el cliente.
2. Realizar el archivo, control, digitalización y elaboración de registros, garantizando la oportunidad y precisión en la entrega de la información.
3. Organizar la documentación y gestionar la compra de materiales necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto o área.
4. Recibir y enviar correspondencia, gestionar la solicitud y control de auxilios de movilización y realizar la recepción y redacción de documentos.
5. Procesar las legalizaciones del personal del proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros.
6. Actualizar los datos financieros en las bases de datos, asegurando la disponibilidad de información precisa y actualizada.
7. Asistir en la revisión de gastos, registros de nómina y otros procesos financieros según lo asignado.
8. Apoyar el diligenciamiento de documentación relacionada con el proceso de control de personal del contratista de obra.
9. Elaborar y presentar informes solicitados por el director de la interventoría y la coordinación administrativa, consolidando información técnica y financiera.
10. Realizar seguimiento a las actividades ejecutadas, velando por su calidad y oportuna culminación.
11. Garantizar la correcta implementación y uso de herramientas de gestión y control, cumpliendo con los procedimientos del sistema de gestión de calidad.
12. Apoyar a los coordinadores técnicos en la revisión de protocolos, consolidación de información técnica y elaboración de actas de reuniones.
13. Contabilizar y procesar las legalizaciones, apoyar en la actualización de registros contables y manejo administrativo de recursos.
14. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en las normas, reglamentos y documentos del sistema de gestión.
15. Realizar todas aquellas funciones y tareas asignadas por sus superiores jerárquicos, en función al alcance de sus actividades.