Auxiliar Administrativo

Descripción General: El Auxiliar Administrativo es una pieza fundamental para el correcto funcionamiento de la empresa. Este cargo implica realizar tareas de apoyo administrativo para asegurar la eficiencia y efectividad de las operaciones diarias. Su papel incluye la gestión de archivos, la comunicación con clientes y proveedores, la asistencia en la preparación de informes y el apoyo en la planificación y organización de tareas administrativas. Misión u Objetivo General del Cargo: El objetivo principal del Auxiliar Administrativo es apoyar a la empresa en la realización de sus operaciones diarias, garantizando que todos los procesos administrativos se llevan a cabo de manera eficiente y efectiva. Su misión es proporcionar un soporte administrativo sólido y confiable que permita a otros departamentos funcionar sin problemas y alcanzar sus objetivos. Responsabilidades y Tareas: 1️⃣ ADMINISTRATIVO: -Recepción de llamadas del cliente externo e interno mediante el celular corporativo y servicio al cliente por el software de chat.(liveconnect y whatssap) -Recepcion de correspondencia fisica con su debida digitalizacion y notificacion al responsable FO-RC-01 TRAZABILIDAD DE CORRESPONDENCIA -Control de ingreso de visitantes y diligenciamiento del formato (fo-rc-11) de visitantes por medio de QR -Responsable y buen uso de sello de recepcion -Envios a nivel nacional (documentos y paquetes) de acuerdo a requerimiento con su respectiva guia y control documental, (para el envio de cajas y documentos internacionales se realizara por medio de crear courrier). -Auditoria de factura de courier del proveedor de guias nacionales -Validar aprobacion correspondiente a salida de paquetes de la empresa mediante email a seguridad del edificio. -Diligenciamiento del formato de paz y salvo en el proceso de retiro de colaboradores. -Entrega de tarjetas de ingreso al edificio al personal nuevo(dar tarea finalizada en onboarding) y/o por solicitud de reposición (pérdida o robo) mediante correo electrónico. La entrega se registrará en el formato correspondiente -Reportar datos del personal nuevo y personal que sale de la organizacion para realizar la activacion y desactivacion de ingreso a la organizacion (cerradura digital) -Preparar y entregar elementos de bienvenida (cuaderno, carnet y lapicero u otros que den lugar). -Diligenciar formatos de clientes y proveedores que se reciban para firma de representante legal con su respectiva gestion de archivo digital 2️⃣ Bienestar y Cultura Organizacional, de las empresas -Apoyar la logística de actividades de bienestar. -Coordinar convocatorias y listas de asistencia. -Apoyar campañas internas y comunicaciones. -Organizar y realizar seguimiento a los soportes de capacitación. -Hacer seguimiento a listas de onboarding y evidencias en BUK según onboarding 30–60 días. -Gestionar evidencias fotográficas y documentales. 3️⃣ Apoyo a procesos de Ingreso del personal de las empresas. -Gestionar documentación digitalizando y archivando carpeta completa de Hojas de vida.

Requerimientos para el cargo de AUXILIAR ADMINISTRATIVO: Nivel Educativo: -Tecnico, Tecnologo en Gestión Humana, Gestion documental o Administración Conocimientos y Habilidades: - Manejo de herramientas ofimáticas (Word, Excel, PowerPoint). - Habilidades de comunicación oral y escrita. - Capacidad de organización y planificación. - Digitalizacion y archivo, Gestión documental. Experiencia y Competencias: - Experiencia mínima de 6 meses en cargos similares. - Competencia en el manejo de información confidencial. - Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. - Orientación al cliente y a los resultados. Requisitos Especiales: - Disponibilidad para trabajar en horario de oficina y presencial. - Posibilidad de realizar horas extras cuando se requiera. - Residir en la ciudad donde se encuentra la empresa.