Auxiliar Administrativo

I. Propósito del Cargo: Apoyar la gestión administrativa y financiera del proyecto o área, asegurando el control, registro, procesamiento de solicitudes administrativas, legalización del personal, actualización de registros financieros y documentación, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos del contrato bajo los lineamientos de calidad y eficiencia organizacional. II. Funciones: 1. Apoyar las actividades administrativas requeridas por el proyecto o área para las tareas asignadas por el cliente. 2. Realizar el archivo, control, digitalización y elaboración de registros, garantizando la oportunidad y precisión en la entrega de la información. 3. Organizar la documentación y gestionar la compra de materiales necesarios para el cumplimiento de las actividades del proyecto o área. 4. Recibir y enviar correspondencia, gestionar la solicitud y control de auxilios de movilización y realizar la recepción y redacción de documentos. 5. Procesar las legalizaciones del personal del proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos administrativos y financieros. 6. Actualizar los datos financieros en las bases de datos, asegurando la disponibilidad de información precisa y actualizada. 7. Asistir en la revisión de gastos, registros de nómina y otros procesos financieros según lo asignado. 8. Apoyar el diligenciamiento de documentación relacionada con el proceso de control de personal del contratista de obra. 9. Elaborar y presentar informes solicitados por el director de la interventoría y la coordinación administrativa, consolidando información técnica y financiera. 10. Realizar seguimiento a las actividades ejecutadas, velando por su calidad y oportuna culminación. 11. Garantizar la correcta implementación y uso de herramientas de gestión y control, cumpliendo con los procedimientos del sistema de gestión de calidad. 12. Apoyar a los coordinadores técnicos en la revisión de protocolos, consolidación de información técnica y elaboración de actas de reuniones. 13. Contabilizar y procesar las legalizaciones, apoyar en la actualización de registros contables y manejo administrativo de recursos. 14. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en las normas, reglamentos y documentos del sistema de gestión. 15. Realizar todas aquellas funciones y tareas asignadas por sus superiores jerárquicos, en función al alcance de sus actividades.

Formación: Bachiller, Técnico, Tecnólogo o estudiante en Gestión Administrativa, Gestión Documental, Administración de Empresas o áreas afines. Experiencia: Sin experiencia o experiencia General: Mínimo 1 año en actividades administrativas y financieras, incluyendo manejo de documentos, legalizaciones, control de recursos humanos, procesos contables y elaboración de informes y específica: Mínimo 6 meses en control documental, actualización de registros financieros, manejo administrativo de recursos y control de procesos administrativos. Conocimientos: Manejo de herramientas ofimáticas: Excel, Word, PowerPoint. Análisis de bases de datos y control documental. Contabilidad básica, gestión de proyectos y procesos de legalización de personal. Competencias: Responsabilidad, Organización, trabajo bajo presión, atención al detalle y trabajo en equipo.