Asistente De Ventas (Back Office)

Descripción General:
El Asistente de Ventas (Back Office) es un rol vital dentro de nuestro equipo comercial. Esta posición se encarga de brindar apoyo administrativo, operativo y de coordinacion a nuestra fuerza de ventas, incluyendo Ventas B2B, Jefatura de Ventas, KAM y Gerencia General. El candidato ideal para este puesto es organizado, detallista, y tiene una fuerte habilidad para manejar múltiples tareas a la vez. El Asistente de Ventas (BackOffice) es clave para mantener la eficiencia y la productividad de nuestro equipo comercial.

Misión u Objetivo General del Cargo:
El objetivo principal del Asistente de Ventas (BackOffice) es facilitar el flujo de trabajo del equipo comercial a través de la gestión efectiva de tareas administrativas y operativas. Esto incluye el manejo de la documentación de ventas, es decir respuesta a cotizaciones especificas a traves de mails, whatsapp, canales electronicos (iconstruye, wherex, mercado publico, entre otros), notas de venta, presupuestos, la coordinación de citas y reuniones, la actualización de la base de datos de clientes y la asistencia en la preparación de propuestas y presentaciones. Su misión es garantizar que el equipo de ventas pueda concentrarse en la generación de ingresos y la satisfacción del cliente, mientras se mantiene un alto nivel de organización y eficiencia en el back office.

Responsabilidades y Tareas:
1. Administrar y mantener actualizada la base de datos de clientes (Contactos, Direcciones y Teléfonos) (Datos maestros de socio de negocios en SAP B.O).
2. Coordinar y programar reuniones, citas y presupuesto de viajes de negocio (según lineamientos de la empresa) para el equipo de ventas.
3. Asistir en la preparación de propuestas y presentaciones de ventas, a los ejecutivos de venta de terreno y dar soporte en cotizaciones
4. Gestionar la documentación de ventas, incluyendo ofertas de ventas a clientes (cotizaciones), ordenes de venta (pedidos), entregas y facturas.
5. Proporcionar un informe regular sobre la actividad de ventas y el rendimiento del equipo (como van las visitas de venta del equipo).
6. Responder a las consultas de los clientes de manera oportuna y profesional. (correo y telefono si corresponde)
7. Colaborar con otros departamentos para garantizar la coherencia en las operaciones de ventas.
8. Realizar seguimiento a los procesos de post-venta para asegurar la satisfacción del cliente.
9. Manejar tareas administrativas generales como el archivo de documentos y los documentos asociados al mapa de relaciones de SAP B.O.
10. Contribuir a la mejora continua de los procesos de ventas y back office.

Nivel Educativo: El candidato ideal debe tener un título técnico o universitario en Administración de Empresas, Marketing, Ventas o carreras afines. Se valorará positivamente la realización de cursos o certificaciones en gestión de ventas, CRM y técnicas de negociación.

Conocimientos y Habilidades: Es indispensable que el candidato tenga un manejo avanzado de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel. Se requiere un buen conocimiento de CRM y software de ventas. Debe poseer habilidades de comunicación efectiva tanto oral como escrita, capacidad de organización, atención al detalle y habilidades de resolución de problemas.

Experiencia y Competencias: Se requiere un mínimo de 2 años de experiencia en un rol de ventas o soporte de ventas, preferiblemente en un entorno B2B. El candidato debe demostrar competencia en la gestión de múltiples tareas y prioridades, con un enfoque fuerte en el servicio al cliente. Debe ser proactivo, con habilidades para trabajar en equipo y bajo presión.

Requisitos Especiales: Disponibilidad para trabajar en horario comercial y ocasionalmente fuera de este. Se valorará positivamente el conocimiento de un segundo idioma, especialmente inglés. Es esencial tener una actitud positiva y orientada a la resolución de problemas, así como la capacidad de trabajar con poco supervisión y tomar la iniciativa cuando sea necesario.