Brindar apoyo administrativo al área de producción mediante la organización, control y seguimiento de la información y de los procesos operativos, garantizando la correcta ejecución de las actividades productivas, el cumplimiento de los tiempos establecidos y la adecuada gestión documental, contribuyendo a la eficiencia y continuidad de las operaciones de la empresa.
Funciones:
1. Elaborar los presupuestos de materiales requeridos para cada embarcación, asegurando que la información sea clara y acorde con las necesidades operativas.
2. Gestionar las requisiciones o salidas de materiales correspondientes a los presupuestos aprobados y a los requerimientos adicionales de las embarcaciones.
3. Registrar y cargar en el sistema TISAS los consumos de alimentación asignados a las embarcaciones.
4. Registrar las cuentas de los contratistas y remitirlas mediante la plataforma Flokzu al área de contabilidad para su respectivo trámite de pago.
5. Registrar y cargar las horas extras de los colaboradores en la plataforma BUK, garantizando la correcta información para su revisión y aprobación.
6. Gestionar los pedidos de insumos de papelería y realizar la entrega a los colaboradores cuando sea requerido.
7. Registrar las solicitudes de permisos de los colaboradores por diligencias personales, citas médicas o situaciones de calamidad.
8. Elaborar y verificar las cuentas de cobro de los contratistas, validando la información y los soportes correspondientes para su trámite.
9. Registrar en el sistema Zeus los costos adicionales asociados a las operaciones o proyectos de la compañía.
10. Elaborar, actualizar y mantener plantillas de control que faciliten la organización y seguimiento de la información del área.
11. Realizar la apertura de Órdenes de Servicio (OS) en el sistema, conforme a las solicitudes y procedimientos establecidos por la empresa.