Objetivo del cargo:
Profesional responsable de asegurar la correcta gestión, control y gobernanza del marco documental corporativo (políticas, procedimientos e instructivos), garantizando su alineación con la normativa vigente, estándares internacionales (ISO, PCI) y requerimientos de la Comisión para el Mercado Financiero, mediante la coordinación transversal con las distintas áreas de la organización y el seguimiento continuo de su cumplimiento.
Funciones:
- Gobierno documental:
Administrar el modelo de gestión documental corporativo, mantener actualizado el inventario central de documentos, controlar versiones, vigencias y clasificación de la documentación y asegurar la existencia de una fuente única de información oficial. Manteniendo un modelo documental corporativo ordenado, actualizado y centralizado, asegurando la disponibilidad de información oficial, trazable y vigente para toda la organización.
- Gestión del ciclo documental:
Coordinar la creación, actualización y baja de documentos, definir y gestionar responsables por cada documento, validar que toda política/procedimiento esté formalmente aprobado y vigente. Garantizando una adecuada administración del ciclo de vida documental, asegurando que toda documentación corporativa cuente con responsables definidos, aprobaciones formales y control de vigencia.
- Cumplimiento normativo:
Asegurar alineación documental con normativas y estándares aplicables (tales como CMF, ISO 27001, ISO 22301, PCI DSS, entre otros). Verificando que la documentación corporativa cumpla con los requerimientos regulatorios, normativos y estándares aplicables, contribuyendo a la gestión de riesgos y al cumplimiento organizacional.
- Seguimiento y control Documental:
Monitorear el estado de vigencia de la documentación corporativa, gestionar alertas de vencimiento y actualización, consolidar indicadores de cumplimiento documental por área, reportar periódicamente a la Gerencia de Riesgos y/o Comité de Riesgos. Contando con control permanente sobre el estado de la documentación corporativa, facilitando la toma de decisiones mediante indicadores, reportes y alertas oportunas sobre cumplimiento y actualización documental.
- Soporte a auditorías y fiscalizaciones:
Preparar y centralizar evidencia documental para auditorías internas, externas y regulatorias, asegurar trazabilidad completa de documentos (creación, revisión, aprobación y difusión), apoyar procesos de certificación (ISO, PCI DSS). Facilitando auditorías, fiscalizaciones y procesos de certificación mediante la disponibilidad de evidencia documental completa, trazable y correctamente respaldada.
- Coordinación transversal:
Trabajar con áreas como Riesgo, Seguridad de la Información, Ciberseguridad, Continuidad de Negocio, Legal y Operaciones, consolidar evaluaciones y requerimientos documentales provenientes de distintas áreas, asegurar consistencia en el modelo documental a nivel organizacional. Fortalenciendo la coordinación entre áreas y asegurar consistencia en la gestión documental corporativa, promoviendo un modelo alineado con las necesidades y controles organizacionales.
- Difusión y cultura:
Coordinar la comunicación de nuevas políticas y procedimientos, gestionar evidencia de capacitación y toma de conocimiento, promover cultura organizacional orientada al cumplimiento. Promoviendo el conocimiento y adopción de políticas, procedimientos y buenas prácticas organizacionales, fortaleciendo la cultura de cumplimiento y responsabilidad documental en toda la organización.