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"Responsabilidades
Gestionar y hacer seguimiento integral a las compras de la organización, desde la recepción y validación de las solicitudes hasta el seguimiento de las órdenes de compra y la entrega de los bienes o servicios, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos. Brindar información oportuna al Gestor de Compras y al Director Administrativo sobre el estado de las gestiones, novedades, pendientes y oportunidades de mejora. Controlar inventarios y la elaboración de informes de consumo y producción, así como la recepción y trazabilidad de encomiendas y las gestiones administrativas requeridas para el ingreso de mercancías a zona franca, suministrando al responsable de Comercio Exterior la información y documentación necesaria.
Funciones
- Gestionar las solicitudes de compra asignadas, verificando que la información y las especificaciones requeridas estén completas antes de iniciar su trámite.
- Solicitar, recopilar y organizar cotizaciones de proveedores, y consolidar la información necesaria para efectuar la comparación de alternativas para compra.
- Gestionar la elaboración, registro y seguimiento de las órdenes de compra en el sistema ERP, conforme a los procedimientos y niveles de aprobación establecidos.
- Realizar seguimiento a proveedores para confirmar disponibilidad, tiempos de entrega, condiciones acordadas y novedades que puedan afectar el suministro.
- Mantener actualizada la trazabilidad de las solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra, entregas y pendientes, e informar oportunamente las desviaciones identificadas.
- Presentar al Gestor de Compras y al Director Administrativo reportes de gestión, estado de compras, entregas pendientes, novedades y demás información requerida para el seguimiento del proceso.
- Realizar seguimiento de inventarios mediante la recopilación, revisión y conciliación de información de existencias, entradas, salidas y consumos, reportando diferencias o riesgos de agotamiento.
- Consolidar y elaborar informes periódicos de consumo de materiales e insumos, identificando variaciones relevantes y suministrando información para la planeación de las compras.
- Recopilar y organizar información de producción relacionada con el consumo de materiales, requerimientos operativos y demás variables que sean necesarias para los informes de seguimiento.
- Coordinar y documentar la recepción de encomiendas, verificando la información de envío y entrega, registrando novedades y notificando oportunamente a las áreas involucradas.
- Desempeñar gestiones administrativas para el ingreso de mercancías a zona franca, recopilando y remitiendo al encargado de Comercio Exterior los datos, soportes y documentos que este requiera.
- Mantener organizada y disponible la documentación física y digital asociada a compras, inventarios, encomiendas y operaciones de ingreso a zona franca.
- Dar cumplimiento a los procedimientos internos, controles y lineamientos definidos para el proceso, y proponer mejoras que contribuyan a la oportunidad, trazabilidad y eficiencia de la gestión."