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Misión del cargo
Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos administrativos de Quan, gestionando de manera oportuna y organizada las actividades de facturación, Talento Humano, administración, logística y apoyo a la gerencia. Será responsable de hacer seguimiento de principio a fin a sus procesos, mantener la información y los soportes al día y asegurar el cierre oportuno de cada solicitud.
Funciones y responsabilidades
1. Facturación y tesorería: gestionar facturas recibidas, cuentas de cobro, pagos a terceros, anticipos, gastos de viaje y reembolsos; registrar movimientos y hacer seguimiento a saldos, pendientes y soportes de pago.
2. Administración y apoyo a gerencia: gestionar compras, cotizaciones y proveedores; coordinar viajes, tiquetes, alojamiento y logística; apoyar reuniones, eventos y solicitudes administrativas de la gerencia; y hacer seguimiento a actividades y requerimientos internos.
3. Talento Humano y SG-SST: gestionar afiliaciones y novedades ante EPS, ARL y Caja de Compensación; coordinar dotación y exámenes médicos ocupacionales; y liderar y apoyar la ejecución, seguimiento y documentación de las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
4. Logística y material POP: recibir, organizar, empacar y despachar material POP, coordinando los envíos y haciendo seguimiento hasta su entrega.
5. Control y seguimiento administrativo: mantener actualizados los documentos, soportes y controles del área; hacer seguimiento a vencimientos, solicitudes y pendientes; y asegurar el cierre oportuno de los procesos bajo su responsabilidad.