Administrativo De Obra

Gestionar los procesos administrativos y laborales de la obra, controlando asistencia, ingresos, contratos, subcontratos, vacaciones, finiquitos, documentación y Caja Chica, coordinando información con el Administrador de Obra y áreas de apoyo para asegurar registros oportunos y cumplimiento de normativa laboral.

Formación profesional

• Técnico en Recursos Humanos, Administración de Empresas, Administración de Recursos Humanos, Contabilidad o carrera técnica/profesional afín.
• Deseable formación o conocimientos complementarios en administración laboral y legislación laboral chilena.

Experiencia requerida

• Mínimo 3 años de experiencia laboral desempeñándose en funciones administrativas relacionadas con Recursos Humanos, administración de personal u operaciones administrativas.
• Deseable experiencia como Administrativo de Obra o en funciones equivalentes dentro de empresas constructoras.
• Experiencia trabajando directamente con personal de obra, jefaturas, trabajadores propios y personal de empresas subcontratistas.
• Deseable experiencia en procesos de remuneraciones o preparación y validación de información utilizada para su cálculo.

Conocimientos técnicos prioritarios

• Conocimiento de procesos de ingreso y contratación de trabajadores: recopilación y revisión de antecedentes, preparación de documentación, ficha de ingreso, contrato de trabajo y seguimiento de firmas.
• Conocimiento de administración laboral y documentación asociada a trabajadores durante su permanencia en obra.
• Conocimiento de control de asistencia, revisión de registros de entrada y salida, identificación de diferencias y preparación de información de asistencia.
• Conocimiento de procesos de vacaciones, control de saldos y documentación asociada.
• Conocimiento del proceso administrativo de finiquitos y recopilación de antecedentes necesarios para su correcta gestión.
• Conocimientos de remuneraciones suficientes para revisar y preparar información relacionada con asistencia, ausencias, vacaciones y demás antecedentes que puedan afectar el proceso de pago.
• Conocimiento de legislación laboral chilena aplicable a las funciones de administración de personal.
• Conocimiento de procesos administrativos relacionados con trabajadores y empresas subcontratistas.
• Capacidad para revisar información contractual y antecedentes laborales del personal subcontratado antes y durante su permanencia en obra.
• Manejo y control de vencimientos de contratos de trabajo, comunicando oportunamente al Administrador de Obra los casos que requieran definición, renovación o término.
• Capacidad para mantener carpetas, registros y documentación laboral actualizados y trazables.
• Conocimiento de procedimientos administrativos de obra, incluyendo Caja Chica, respaldos, rendiciones y documentación asociada.
• Capacidad para preparar información administrativa y laboral requerida por la Administración de Obra y las áreas centrales de Constructora Leben.

Software y herramientas digitales

• Manejo de Buk para consulta, registro y gestión de información de colaboradores y procesos de personas que correspondan a su responsabilidad.
• Microsoft Excel nivel intermedio para controles, bases de datos, seguimiento de asistencia, vencimientos y elaboración de reportes.
• Manejo de Microsoft Office y correo electrónico.
• Capacidad para trabajar con plataformas digitales de control documental, asistencia y administración implementadas por Constructora Leben.

Funciones y responsabilidades principales
1. Control de asistencia y dotación

• Revisar diariamente los registros de asistencia y verificar la correcta marcación de entrada y salida del personal.
• Controlar presencialmente el ingreso y salida de trabajadores cuando el procedimiento de la obra así lo requiera.
• Identificar diferencias, omisiones o inconsistencias en los registros y gestionar oportunamente su regularización.
• Preparar y enviar la información de asistencia requerida por las áreas correspondientes.
• Mantener información actualizada respecto de la dotación efectiva presente en obra.

2. Ingreso y administración de trabajadores

• Gestionar el proceso administrativo de ingreso del personal aprobado para incorporarse a la obra.
• Solicitar y revisar los documentos requeridos al trabajador.
• Preparar y gestionar la ficha de ingreso y demás antecedentes necesarios para formalizar la incorporación.
• Coordinar con el Administrador de Obra y las áreas de Personas los antecedentes y autorizaciones requeridas.
• Gestionar el seguimiento de contratos y documentación hasta completar las firmas correspondientes.
• Mantener actualizados y correctamente respaldados los antecedentes de cada trabajador.

3. Administración contractual

• Controlar las fechas de vencimiento de contratos de trabajo.
• Informar anticipadamente al Administrador de Obra los contratos próximos a vencer para obtener las definiciones correspondientes.
• Gestionar la documentación derivada de renovaciones, modificaciones o términos conforme a los procedimientos definidos por Constructora Leben.
• Apoyar administrativamente los procesos de finiquito y mantener trazabilidad de su documentación.

4. Administración de subcontratos

• Gestionar administrativamente el ingreso de trabajadores pertenecientes a empresas subcontratistas.
• Solicitar y revisar la documentación contractual y personal exigida para autorizar o gestionar su incorporación.
• Mantener actualizada la información administrativa de subcontratistas bajo su responsabilidad.
• Controlar la información definida por la compañía para el seguimiento de contratistas y subcontratistas.

5. Vacaciones y antecedentes laborales

• Emitir y controlar papeletas o solicitudes de vacaciones.
• Verificar saldos disponibles y que las solicitudes sean realizadas y autorizadas conforme al procedimiento establecido.
• Mantener registros actualizados de vacaciones y demás antecedentes administrativos relacionados con la permanencia del trabajador.

6. Caja Chica y administración de obra

• Gestionar las rendiciones de Caja Chica en las fechas establecidas por la Administración de Obra.
• Verificar que gastos y respaldos se encuentren correctamente documentados antes de su presentación.
• Mantener orden y trazabilidad de comprobantes y antecedentes asociados a cada rendición.

7. Reportabilidad y coordinación

• Elaborar y emitir los informes administrativos definidos para la obra, incluyendo los relacionados con dotación, costos de personal u otros antecedentes requeridos.
• Participar activamente en reuniones de obra cuando su presencia sea requerida.
• Mantener informado al Administrador de Obra respecto de vencimientos, documentación pendiente, situaciones laborales y demás materias relevantes bajo su responsabilidad.
• Mantener actualizada la información requerida en la Hoja de Ruta u otros controles administrativos establecidos por Constructora Leben.
• Coordinar información con las áreas centrales de Personas, Remuneraciones, Administración y demás unidades que intervengan en los procesos.

8. Apoyo administrativo general de obra

• Mantener actualizada la información relevante para los trabajadores, incluyendo fechas de pago, comunicaciones internas, cambios de procedimientos y demás antecedentes que deban ser difundidos.
• Coordinar administrativamente servicios asociados a la operación de la obra que sean asignados formalmente al cargo.
• Supervisar administrativamente el cumplimiento de los servicios externos que se encuentren bajo su responsabilidad, como el servicio de guardias cuando corresponda.

Competencias laborales y habilidades blandas prioritarias

• Organización y planificación: capacidad para administrar simultáneamente ingresos, contratos, asistencia, vacaciones, finiquitos, subcontratos, rendiciones y vencimientos sin perder trazabilidad.
• Atención al detalle: rigurosidad para detectar errores o antecedentes faltantes antes de que afecten contratos, remuneraciones o procesos laborales.
• Confidencialidad: manejo responsable de información contractual, personal y remuneracional de los trabajadores.
• Comunicación efectiva: capacidad para entregar instrucciones e información de manera clara a trabajadores, subcontratistas, jefaturas y áreas de apoyo.
• Orientación de servicio: disposición para atender consultas de trabajadores procurando resolverlas o derivarlas correctamente.
• Proactividad: anticipar vencimientos, documentación pendiente y situaciones administrativas antes de que generen contingencias.
• Autonomía: capacidad para organizar y ejecutar sus responsabilidades habituales sin requerir supervisión permanente.
• Criterio: capacidad para distinguir situaciones que puede resolver directamente de aquellas que deben escalarse al Administrador de Obra o al Área de Personas.
• Trabajo colaborativo: coordinación permanente con Administración de Obra, profesionales de terreno, Personas, Remuneraciones, Prevención de Riesgos y demás áreas involucradas.
• Tolerancia a la presión: capacidad para mantener orden y precisión frente a múltiples requerimientos y contingencias propias de una obra.
• Compromiso con el cumplimiento: disciplina para ejecutar los procedimientos laborales y administrativos definidos por Constructora Leben dentro de los plazos establecidos.