OBJETIVO DEL CARGO
Gestionar las labores administrativas del equipo comercial para facilitar los trámites internos y fortalecer el desempeño de la fuerza de ventas.
FUNCIONES
1. Consolidar y tramitar oportunamente la documentación requerida para participar en procesos licitatorios, con el fin de asegurar el cumplimiento de los cronogramas y requisitos establecidos.
2. Gestionar la legalización de contratos mediante la creación de casos para el proceso Jurídico y el cargue de información en el aplicativo Axentria, con el fin de asegurar la correcta formalización y registro de los acuerdos establecidos.
3. Garantizar la solicitud, seguimiento y correcta expedición de las pólizas contractuales, con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos internos en la compañía.
4. Mantener actualizada la documentación requerida para licitaciones y contratos, garantizando su archivo, custodia y cargue oportuno en LEGOPS u otros sistemas de la compañía, con el fin de asegurar la disponibilidad, integridad y trazabilidad de la información.
5. Elaborar cotizaciones formales con base en la información suministrada por el proceso Comercial, con el fin de asegurar propuestas claras, precisas y alineadas con los requerimientos del cliente.
6. Asegurar la correcta creación y actualización documental de los clientes (registro, proveedores, solicitudes de crédito, licitaciones, entre otros), con el fin de garantizar la integridad, disponibilidad y trazabilidad de la información necesaria para los trámites comerciales y administrativos.
7. Preparar y radicar facturas y documentos asociados dentro de los tiempos establecidos, con el fin de asegurar su adecuada trazabilidad y el cumplimiento de los trámites administrativos y financieros.
8. Gestionar las solicitudes de cumplidos de entrega de facturación, con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos internos y la correcta continuidad del ciclo de facturación.
9. Realizar seguimiento continuo a los pedidos mensuales y/o inventarios, con el fin de garantizar su montaje en producción, el adecuado abastecimiento, rotación y el cumplimiento de los tiempos de entrega.
10. Asistir a reuniones estratégicas con los clientes asignados, con el fin de fortalecer la relación comercial y escalar oportunamente los requerimientos identificados.
11. Elaborar las actas de reunión, con el fin de asegurar un registro claro de los compromisos adquiridos y de los responsables asignados.
12. Generar informes y reportes operativos y comerciales en dashboards, validando la consistencia de la información, con el fin de garantizar su envío oportuno a clientes estratégicos y procesos internos.
13. Gestionar la actualización de tarifas y la creación de códigos en AS400, con el fin de asegurar la correcta parametrización y la comunicación oportuna a planta.
14. Validar, gestionar y controlar las actas de recibo y pago, con el fin de garantizar su correcta radicación y trazabilidad dentro de los procesos administrativos.
15. Gestionar las conciliaciones de cartera y pagos según la necesidad, con el fin de asegurar el cumplimiento de los lineamientos internos y la correcta actualización de los registros financieros.
16. Revisar permanentemente en las plataformas del sector privado y público los procesos licitatorios potenciales que representen oportunidades de negocio para la empresa, y canalizarlos de manera oportuna al equipo comercial para su gestión.
17. Apoyar el montaje y realizar el seguimiento a la instalación de dispensadores de las marcas comercializadas, con el fin de asegurar su correcto funcionamiento.
18. Comunicar de manera oportuna entre las gerencias de línea y los ejecutivos comerciales y/o especialistas la llegada de las órdenes de compra emitidas por planeación de la demanda, con el fin de asegurar su gestión y seguimiento.
19. Brindar soporte y elaborar informes comerciales para la Gerencia de Línea, con el fin de facilitar la toma de decisiones y acciones de manera oportuna.
20. Apoyar el reemplazo por vacaciones o ausentismos, asumiendo las visitas a clientes y las demás funciones de los Ejecutivos ausentes, con el fin de garantizar la continuidad operativa y la atención adecuada al cliente.
21. Las demás funciones que se desprendan de la naturaleza del cargo y se requieran para el cumplimiento del objetivo del área y de la compañía.