Ejecutar los procesos administrativos y financieros correspondientes a Compras y Activos Fijos; con el fin de garantizar el correcto funcionamiento del área, brindando apoyo a las demás áreas de la organización.
Responsabilidades:
- Compras y Activos Fijos.
- Asegurar la atención oportuna y adecuada de los requerimientos relacionados con compras y/o servicios logísticos.
- Recibir y evaluar requerimiento de acuerdo a la viabilidad de la necesidad.
- Planificar atención del requerimiento.
- Requerimiento de Compra: solicitar aprobación, seleccionar proveedor y evaluación de proveedores.
- Requerimiento Servicios Logísticos: tomar la decisión de acuerdo al requerimiento.
- Informar al solicitante del requerimiento la decisión tomada y coordinar la ejecución.
- Asegurar la selección y el buen desempeño de los proveedores buscando que sean confiables y oportunos.
- Buscar y seleccionar proveedores que ofrezcan el producto y/o servicio demandado de acuerdo a los criterios establecidos en el proceso de Compras.
- Evaluar el desempeño del proveedor de acuerdo al proceso de Compras y realizar retroalimentación del resultado al mismo.
- Renovar y actualizar los contratos de manteniemiento de las instalaciones.
- Coordinar labores del personal subcontratista que presten servicio en instalaciones propias.
- Asegurar un trámite adecuado y oportuno de la compra y adquisición de bienes y/o servicios que requiera la empresa.
- Solicitar cotizaciones a los proveedores preseleccionados.
- Revisar cotizaciones de acuerdo a la solicitud y seleccionar la cotización que tenga mayor ajuste al requerimiento realizado.
- Elaborar orden de compra y remitirla al proveedor.
- Revisar y verificar el producto y/o servicio comprado y devolver producto o servicio en caso de que no cumpla con las especificaciones requeridas.
- Asignar el bien y/o servicio al solicitante mediante acta de entrega.
- Revisar facturas, autorizar pagos y asegurar bienes.
- Actualizar el inventario de los bienes de acuerdo a la compra realizada.
- Gestión de pólizas de seguros con clientes.
- Asegurar el buen funcionamiento, estado adecuado de todos los recursos e instalaciones de la organización.
- Realizar recorridos frecuentes al edificio para acciones preventivas y correctivas en la infraestructura Física y gestionar recorrido en las demás sedes.
- Coordinar los mantenimientos de los dispositivos físicos de las diferentes sedes para no afectar el desempeño de las actividades del negocio.
- Gestionar la adecuación de nuevos espacios, de acuerdo a las solicitudes y/o necesidades requeridas.
- Gestionar los requerimientos brindados por el área de Gestión Humana referentes al Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Atender y apoyar las necesidades logísticas de las áreas y eventos institucionales.
- Coordinar reservas de salas y disponibilidad de recursos (ayudas audiovisuales, elementos de papelería y refrigeerios).
- Abastecer a la organización en implementos de aseo, papelería y cafetería.
- Garantizar que las máquinas dispensadoras (bebidas y alimentos), estén en correcto funcionamiento.
- Gestionar la asignación de parqueaderos e informar la novedad a nómina.